Чеки для подотчетников

Товар для компании нельзя покупать без ККТ

Поправки в порядок применения онлайн-касс вызвали сотни вопросов у предпринимателей и организаций, а после неофициальных публикаций комментариев от должностных лиц налоговых органов, оказавшихся весьма спорными и противоречивыми, их число умножилось. Мы стремимся помочь всем разобраться в этих вопросах и отвечаем на некоторые вопросы, рассмотренные на наших семинарах.

Расчеты со своими работниками

По действующему с 01.07.2018 правилу коммерческим организациям и предпринимателям чеки необходимо пробивать при осуществлении расчетов с населением, т.е. в любом из следующих случаев:

  • Получение и выплата денежных средств за товары, работы, услуги (наличными и безналичным порядком);
  • Прием, выплата, зачет или возврат денежных средств в виде предварительной оплаты или авансов;
  • Предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг (в т.ч. кредитования граждан ломбардами под залог принадлежащих гражданам вещей и деятельности по хранению вещей);
  • Предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.

(некоторые операции по азартным играм и лотереям мы в данном вопросе не упоминаем, т.к. это не относится к сфере взаимоотношений работодателей и работников).

Все прочие операции по передаче наличных или переводу безналичных денежных средств в рамках хозяйственной деятельности такими расчетами, о которых идет речь в Федеральном законе № 54-ФЗ от 22.05.2003, не являются. Следовательно, применять ККТ при таких операциях не надо: к примеру, выдача денежных средств под отчет сотруднику или возврат им неиспользованного остатка подотчетных средств, выплата заработной платы работникам (п. 3 Письма ФНС России № АС-4-20/15566@ от 10.08.2018).

Подотчетное лицо оплачивает за организацию

Для того, чтобы физическое лицо могло совершать какие-либо действия от имени юридического лица, необходима доверенность. Поэтому все расчеты, при которых подотчетное лицо не предъявляет доверенность от организации, проводятся в том же порядке, что и расчеты со всеми физическими лицами, и ККТ используется только продавцом. При оплате по доверенности, например, наличными деньгами, подотчетнику выдают на руки квитанцию приходного ордера и чек ККТ (Указание Банка РФ № 3210-У от 11.03.14, Письмо Минфина России № 03-01-15/55185 от 06.08.2018).

Организация-покупатель в этом случае не обязана выдавать чеки, хотя и появлялись подобные неофициальные объяснения от должностных лиц налоговой службы. Официальная позиция финансовых и фискальных органов организация-клиент не обязана выдавать чеки – таких положений в законе 54-ФЗ нет.

При осуществлении сделок между организациями и предпринимателями необходимо заключать договоры. Расчеты по таким договорам как раз подпадают под определение расчетов по 54-ФЗ, в связи с чем организация, продающая товары или оказывающая услуги за наличный расчет либо с предъявлением электронного средства платежа обязана выдать плательщику кассовый чек. Обратите внимание, что в таких чеках с 01.07.2019 г. должны быть указаны также реквизиты покупателя: наименование организации (или ФИО ИП) и ИНН (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ, п. 2 Письма ФНС России № АС-4-20/15566@ от 10.08.2018).

Рассмотрим ситуацию, когда работодатель выплачивает сотруднику возмещение за товар, приобретенный тем за собственные средства (без аванса) – формально тут можно найти и факт приобретения товара, и выплату физическому лицу, но для применения ККТ здесь нет основания. 

При покупке товара подотчетное лицо уже получило чек от продавца, это и были расчеты с населением по смыслу 54-ФЗ. Последующее возмещение перерасхода работнику – это уже не «расчеты с населением», а выдача денежных средств подотчетному сотруднику. Как уже было ранее сказано, такие выплаты производятся без использования ККТ.

Чеки для подотчетниковФизлица и договоры гражданско-правового характера

Расчеты с физическими лицами могут иметь иной характер – если услуги оказывает не юридическое лицо, а физическое, то нет ли здесь оснований для применения ККТ? И в данном случае речь идет не о зарплате, а об оплате по договорам гражданско-правового характера (например, аренда или купля-продажа имущества).

Данный пример также оказался среди неофициальных и некорректных трактовок налоговиков как повод для выдачи чека с признаком «расход». Однако это неверно, в более поздних письмах выражена общая позиция об исключении данного случая из ряда расчетов с обязательным применением ККТ. (Письма Минфина России № 03-01-15/52265 от 25.07.2018, ФНС России № АС-4-20/15566@ от 10.08.2018).

При этом неважно, каким образом расплачивались с гражданином, поскольку у физических лиц, не имеющих статуса ИП, нет обязанности применять ККТ.

Электронные средства платежа

Вообще, электронные средства платежа – это банковские платежные карты, переводы со счетов мобильных операторов, электронные кошельки и банковские переводы через онлайн-банкинг (п. 19 ст. 3 Федерального закона. № 161-ФЗ от 27.06.2011 «О национальной платежной системе»). К последним следует также отнести системы удаленного доступа «Банк-Клиент», «Вэб-Банк», «Телебанк» и т.д. По безналичным расчетам необходимо помнить, что ККТ применяют при расчетах с использованием электронного средства платежа с предъявлением. Иные формы безналичных расчетов (платежными поручениями например) использования ККТ не требуют. (п. 9 ст. 2 Закона 54-ФЗ). Поэтому обычный вариант использования системы «Банк-Клиент» с оформлением платежных поручений на перевод средств на счета контрагентов не требует использования ККТ или онлайн-касс. И это, пожалуй, единственное исключение из правила, требующего применять онлайн-кассы, поскольку пока нет никаких определений и разъяснений о критериях различий между электронных средств платежа с предъявлением и без такового.

Так, например, при операциях с корпоративной картой: средства так же, как и в предыдущем примере будут списываться со счета организации-покупателя на счет продавца, но для такой покупки необходимо предъявление средства платежа (т.е. идентификация и подтверждение полномочий предъявителя). Поэтому следует выдать кассовый чек покупателю как физическому лицу.

Приглашаем на семинар «Онлайн-кассы в 2018 г.: новые правила перехода, спорные вопросы для кассира и бухгалтера. Изменения в учете подотчетных сумм»

Информация о семинаре  ↪ http://www.sba-consult.ru/kassa

☎ +7 (495) 748 03 16 
✉ info@sba-consult.ru

Права на данную публикацию принадлежат ООО «Академия успешного бизнеса»

 

Ближайшие семинары:

29-30 октября - Реальная экономия и защита бизнеса: более 60 законных схем. Все изменения 2018-2019 г. в налоговом планировании и контроле

12-13 ноября - Отчетность за 2018 г.: налог на прибыль, НДС, ПБУ, взносы и НДФЛ, зарплата. Учетная политика на 2019 г.

19-20 ноября - Реальная экономия и защита бизнеса: более 60 законных схем. Все изменения 2018-2019 г. в налоговом планировании и контроле

21 ноября - Налоговые проверки в 2018-2019 гг.: изменения и права налогоплательщика. Пошаговая инструкция для успешного прохождения

29-30 ноября - Строительство: новое в Законе о ДДУ. Изменения 2018 г. в учете, налогах, отчетности застройщиков и подрядчиков

Запись опубликована в рубрике Избранные статьи, Сентябрь. Добавьте в закладки постоянную ссылку.