Расчеты с подотчетными лицами и операции с денежной наличностью (продолжение семинара)

ЕСЛИ КОМАНДИРОВАННЫЙ РАБОТНИК ПОСЕЩАЕТ НЕСКОЛЬКО СТРАН ЗА ОДНУ ПОЕЗДКУ, КАК РАССЧИТАТЬ СУТОЧНЫЕ?
На практике встречается ситуация, когда сотрудник едет в командировку, посещая сразу несколько иностранных государств. В этом случае нужно правильно рассчитать суточные, ведь для каждой страны установлена своя норма выплат. Кроме того, следует определиться с переводом оправдательных документов, составленных на иностранных языках.
При приобретении для поездки в командировку авиабилета, оформленного в бездокументарной форме (электронного авиабилета), оправдательными документами для признания расходов в целях налогообложения прибыли могут являться: распечатка электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе; посадочный талон (письмо Минфина России № 03-03-06/1/717 от 11 октября 2007 г.).
Первичные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Некоторые специалисты даже отмечают, что этот перевод должен быть соответствующим образом (то есть нотариально) заверен (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России № 34н от 29 июля 1998 г.).
Итак, документы, которые прилагаются к авансовому отчету, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык.
Приведем положения нормативных документов, на которые ссылается Минфин России:
1) п. 1 ст. 68 Конституции РФ: «Государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык». Если к авансовому отчету приложен, например, счет из гостиницы в городе Лионе (Франция), то он составлен на территории Франции, а не России, и, таким образом, Конституция РФ не нарушена;
2) п. 1 ст. 16 Закона РФ «О языках народов Российской Федерации»: «На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации». Если ссылку не вырывать из контекста, то становится ясным, что речь идет об использовании языков в официальном делопроизводстве в деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений. То есть эта статья закона не регламентирует использование языков в делопроизводстве, например, коммерческих организаций;
3) п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ: «Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык».
Однако следует различать понятия «первичный документ» и «первичный учетный документ». Не всякий первичный документ является первичным учетным документом. Например, счета гостиниц и авиабилеты первичными учетными документами не признаются. Они не содержат всех обязательных реквизитов, которые перечислены в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ими не оформляются хозяйственные операции. При расходовании подотчетных денежных сумм, первичный учетный документ — это авансовый отчет. Билеты и счета гостиниц должны лишь прилагаться к авансовому отчету для подтверждения произведенных расходов. Следовательно, на них не распространяется условие об обязательном построчном переводе на русский язык, и требовать от организации такого перевода налоговые инспекторы не вправе.
Следует отметить, что у налоговиков есть право в необходимых случаях привлекать на договорной основе переводчика для участия в действиях по осуществлению налогового контроля (ст. 97 НК РФ). Поэтому при необходимости перевода документов, которые приложены к авансовому отчету, налоговики могут воспользоваться своим правом и самостоятельно привлечь переводчика.
Чтобы не вступать в споры с налоговыми органами, можно воспользоваться компромиссным вариантом, и такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации (письмо Минфина России № 03 02-07/1-66 от 20 марта 2006 г.). Только вот нотариально заверять такой построчный перевод нет необходимости.
Организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык, и закрепить это в учетной политике, в приложении к учетной политике — графике документооборота, локальном нормативном акте организации. При этом затраты на перевод иностранных документов можно учесть в составе налоговых расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
За время нахождения в пути работника, направляемого в служебную командировку на территорию иностранного государства, суточные выплачиваются:
1) при проезде по территории Российской Федерации — не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;
2) при проезде по территории иностранного государства — не более 2 500 руб. за каждый день нахождения за пределами территории Российской Федерации.
Для целей обложения НДФЛ суточные в иностранной валюте пересчитываются в российские рубли по курсу ЦБ РФ на дату фактического получения дохода. Иначе говоря, на дату выплаты суточных (письмо Минфина России № 03-04-06-01/27 от 1 февраля 2008 г.).
Со дня пересечения государственной границы, при выезде из Российской Федерации, суточные работнику выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. А со дня пересечения государственной границы, при въезде в Российскую Федерацию — по норме, установленной при командировках в пределах России (письмо Минтруда России и Минфина России № 1037-ИХ от 17 мая 1996 г.).
Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в загранпаспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. В некоторых государствах ближнего зарубежья (Белоруссия, Украина, Молдова, Казахстан) отметки в загранпаспорте о пересечении границы не ставят. В таких случаях время нахождения на территории иностранного государства определяется по отметкам в командировочном удостоверении. На границе между странами, входящими в Шенгенскую группу, отметки в загранпаспорте не ставят. Командировочное удостоверение в этом случае не применяется, поэтому документами, служащими основанием для выплаты суточных, будут приказ руководителя организации о командировании работника, авиабилет, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице, документы, которые косвенно подтверждают пересечение границы (письмо Минфина России № 03-03-04/1/660 от 8 сентября 2006 г.).

Пример.
Сотрудник организации направлен в деловую поездку по маршруту: Россия (Москва) — Белоруссия (Минск) — Украина (Киев) — Австрия (Вена) — Германия (Мюнхен) — США (Нью-Йорк) — Россия (Москва).
Ему выдали оплаченные билеты:
1) железнодорожные билеты Москва — Минск (выезд 2 июля, прибытие 3 июля 2008 года), Минск — Киев (выезд 6 июля, прибытие 7 июля), Вена — Мюнхен (выезд и прибытие 12 июля);
2) авиабилеты (электронные, имеется бумажная распечатка): Киев — Вена (вылет и прилет 9 июля), Мюнхен — Нью Йорк (вылет и прилет 17 июля), Нью-Йорк — Москва (вылет 24 июля, прилет 25 июля).
Допустим, что проживание обеспечивала принимающая сторона. Сотруднику 1 июля выдано суточных 3 000 рублей и 1 500 долларов США. Доходы и расходы для целей налогообложения прибыли организация определяет методом начисления.
Распоряжением директора организации установлены суточные:
1) на территории России — 700 руб.;
2) при зарубежных командировках — согласно Постановлению Правительства РФ № 93 – 2 500 руб.
Вернувшись из командировки, сотрудник 28 июля представил все необходимые документы о выполнении служебного задания, авансовый отчет и командировочное удостоверение с необходимыми и достаточными отметками. Авансовый отчет утвержден 28 июля. В кассу организации возвращены неиспользованные подотчетные средства: 1 600 рублей и 86 долларов США.
Курсы доллара США, установленные ЦБ РФ, составили:
1) на 1 июля — 23,4068 руб./USD;
2) на 28 июля — 23,3572 руб./USD.
Кроме билетов, перемещения сотрудника подтверждают следующие документы:
1) командировочное удостоверение, отметки в документе свидетельствуют: о выбытии из Москвы — 2 июля; о прибытии в Минск — 3 июля; о выбытии из Минска — 6 июля; о прибытии в Киев — 7 июля; о выбытии из Киева — 9 июля; о прибытии в Москву — 25 июля;
2) загранпаспорт, по отметкам в этом документе: государственная граница Украины при въезде в Австрию пересечена 9 июля; государственная граница Германии при въезде в США пересечена 17 июля; государственная граница США при въезде в Россию пересечена 24 июля;
3) железнодорожные билеты;
4) бумажные распечатки электронных авиабилетов и посадочные талоны.
Рассчитаем сумму суточных сотрудника, которую организация может принять в уменьшение прибыли.
Минск, включая день выбытия из Москвы, со 2 по 6 июля — 4 дня (день выбытия из Минска (6 июля) не считаем). Суточные: 57 долларов США в день. Итого: 228 долларов США.
Киев, с 6 (день выбытия из Минска) по 9 июля (9-е число не считаем) — 3 дня. 53 доллара США в день. Итого: 159 долларов США.
Вена, с 9 по 12 июля — 3 дня по 66 долларов США. Итого: 198 долларов США.
Мюнхен, с 12 по 17 июля — 5 дней по 65 долларов США. Итого: 325 долларов США.
Нью-Йорк, с 17 по 24 июля — 7 дней по 72 доллара США. Итого: 504 доллара США.
Всего в долларах США: 1 414 (228 + 159 + 198 + 325 + 504).
Москва, 24 и 25 июля — 2 дня по 100 рублей. Итого: 200 рублей.
Для налога на прибыль организация может принять суточные по отчету в сумме 33 227,08 рубля (1 414 USD #215; 23,3572 руб./USD + 200 руб.).
Сальдо, возникшее по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (4,27 руб.) в силу изменения курса валюты за период командировки, не взыскивается с подотчетного лица, а списывается как на счет 91-2 «Прочие расходы».
В бухгалтерском учете задолженность подотчетного лица при выдаче денежных средств в иностранной валюте пересчитывается только на дату выдачи валюты из кассы. На дату утверждения авансового отчета пересчет средств, выданных для командировочных расходов, не производится (п. 7, 9 и 10 ПБУ 3/2006). Поэтому суточные, которые израсходованы в пределах нормативов, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета по курсу, действующему на дату их выдачи (п. 5, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации» и п. 9 ПБУ 3/2006).
Операция по оприходованию неиспользованной работником валюты отражается бухгалтерской записью в рублях по курсу, который действует на дату оприходования. Сумму неиспользованных денежных средств нужно пересчитать в рубли по курсу на дату возврата, так как она уже не рассматривается как аванс, выданный работнику на командировочные расходы. Поэтому в расчетах возникает в данном случае отрицательная курсовая разница, которая включается в состав прочих расходов организации.

Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов от нормы.

КАК ОПТИМИЗИРОВАТЬ КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ?
Митюкова Э.С. высказала мнение, что «…командировочные расходы занимают значительную долю в расходах многих организаций. В этом случае имеет смысл рассмотреть командировочную статью затрат поподробнее и попытаться найти способ оптимизировать затраты».

Анализируются как прямые, так и косвенные командировочные расходы. Практика показывает, что при подобном подходе, можно добиться уменьшения командировочных расходов на 25 – 40 процентов. Опыт работы с корпоративными клиентами, прямые отношения с авиаперевозчиками, гостиницами, транспортными компаниями позволят выбрать поставщиков услуг, предлагающих экономичный сервис высокого уровня.
Зачастую билеты и гостиницы заказываются для командируемого работника в транспортном агентстве (или туристической фирме). Затраты на выплату вознаграждения агенту в состав командировочных расходов не включаются, а, в соответствии с подп. 3 п. 1 ст. 264 НК РФ, относятся к комиссионным сборам за выполнение сторонними организациями услуг. Агентское вознаграждение может быть включено в состав расходов при наличии агентского договора, оформленного в соответствии с требованиями законодательства, и документов, подтверждающих факт оказания услуг агентом (акт и первичные документы: проездные билеты, счета на оплату гостиниц и пр.).
Основное требование к агенту при выборе гостиницы для деловых людей — это, прежде всего, удобное месторасположение гостиницы (в зависимости от места проведения выставки, местоположения головного офиса и так далее) и цена.
При выборе авиаперевозчика основным требованием остается безопасность и возможность быстро и недорого добраться из аэропорта в центр города, а также хорошее питание, даже если рейс непродолжительный.
При организации конференций: при выборе зала большое значение имеет его месторасположение, наличие необходимого оборудования, возможность воспользоваться услугами технического специалиста, хорошие и недорогие кофе-паузы, а также приемлемая цена.

Пример.
Агент по организации командировочных расходов — туристическая фирма – поддержку иностранным гражданам предоставляет бесплатно при условии проживания в гостинице. Доставка авиа и железнодорожных билетов в пределах города — бесплатно. Размещение в гостиницах осуществляется на базе более чем 100 российских гостиниц, с которыми туроператор имеет устойчивые договорные взаимоотношения, дает возможность предоставлять специальные цены для постоянных клиентов и на групповое размещение.
Наличие у оператора сезонных и годовых «аллотментов» (квот мест) гарантирует клиентам получение свободных номеров в ведущих российских гостиницах практически в любой период времени, а также позволяет получить выгодное предложение по цене в период низкого сезона и в выходные дни. Возможность получения аренды зала со скидкой при организации мероприятия (семинара, конференции и так далее).
Возможность бронирования целого ряда гостиниц в режиме реального времени позволяет организации мгновенно получать информацию о наличии свободных номеров на требуемые даты и подтверждение гарантированного бронирования.

Служебные поездки работников можно также оптимизировать, если оформить как разъездную работу (ст. 168, 168.1 ТК РФ). При расчете налога на прибыль, он позволяет учесть всю сумму суточных — в размерах, установленных в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре (ст. 255 НК РФ, письмо Минфина России № 03-03-06/1/358 от 1 июня 2007 г.). А вот суточные, которые связаны с командировками, включаются в налоговые расходы лишь в пределах норм (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для командировок по территории России эти нормы составляют всего 100 рублей в день (Постановление Правительства РФ № 93 от 8 февраля 2002 г.).
Итак, при разъездном характере работ проще списать и другие расходы на поездки. Главное — чтобы их возмещение было предусмотрено в локальном нормативном акте, коллективном (трудовом) договоре. А вот расходы на командировки налоговики признают, только если они прямо названы в ст. 264 НК РФ.
И еще один существенный плюс разъездных компенсаций — они не облагаются ЕСН и НДФЛ (письма Минфина России 2006 г. № 03-05-02-04/130 от 21 августа и № 03-05-01-04/252 от 29 августа 2006 г.).
Сотрудникам, работа которых связана с разъездами, оплата командировочных расходов не положена (ст. 166 ТК). Компенсировать им расходы на поездки организация может только в виде выплат взамен суточных (надбавки) к заработной плате.
Если работники выполняют свои служебные обязанности, находясь всю или большую часть времени в разъездах, например, водители-дальнобойщики, их работа считается разъездной. Если же работник часто выезжает к месту работы и не имеет возможности возвращаться домой (например, строитель, экспедитор), то его работа считается «подвижной». Такие условия работы должны быть согласованы с сотрудником и оговорены в трудовом договоре (в должностной инструкции).
Сотрудникам, занятым на таких работах, вместо суточных полагаются надбавки за разъездной (или подвижной) характер работы или выплаты взамен суточных. Требования выплачивать их приведены в некоторых отраслевых нормативных актах. Например, распоряжением Правительства № 819-р от 1 июня 1994 г. установлены нормы выплат иностранной валюты взамен суточных членам экипажей заграничного плавания. Их должны в обязательном порядке платить российские организации-судовладельцы. То есть за каждые сутки пребывания в загранплавании моряки получают дополнительно к окладу от 8 до 17 долларов, в зависимости от ранга. Причем эти суммы не изменяются и не зависят от длительности поездки.
Кроме того, продолжает действовать Постановление Совета министров РСФСР № 579 от 12 декабря 1978 г. В нем утверждено положение о перечне профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, чья работа протекает в пути или имеет разъездной характер. Этим работникам выплачивают надбавки в размере 1,5 процента за сутки работы в пути или 20 процентов от суммы оклада за разъездной характер работы (Постановление Государственного комитета Совета министров СССР по вопросам труда и заработной платы от 16 декабря 1960 г. № 1335/31 «Об утверждении положения о порядке и размерах возмещения расходов работникам связи, железнодорожного, речного, автомобильного транспорта и шоссейных дорог, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков»).
Однако с выплат взамен суточных и надбавок чиновники из Минфина и ФНС советуют платить все «зарплатные» налоги (письма Минфина № 03-05-01-04/21 от 8 февраля 2005 г., № 03-05-02-04/170 от 7 сентября 2005 г., № 03-05-01-04/108 от 25 апреля 2005 г., в письме ФНС № ММ-6-05/48@ от 24 января 2005 г. и в письме МНС № 04-2-06/659 от 27 октября 2004 г.).
И обосновывают свою позицию тем, что, например, загранплавание или работу водителей-дальнобойщиков нельзя назвать командировкой, так как их работа носит разъездной характер (ст. 166 ТК). Значит, выплаты взамен суточных и надбавки являются доплатой к заработной плате за особые условия труда или составной частью оплаты труда, и поэтому работодатели должны начислять с них ЕСН и удерживать НДФЛ.
По мнению чиновников, назвать выплаты взамен суточных и надбавок «компенсациями, установленными в соответствии с действующим законодательством», и не облагать их НДФЛ и ЕСН, в соответствии со ст. 217 и 238 НК РФ, нельзя. Делая такой вывод, они ссылаются на ст. 164 ТК РФ, в которой сказано, что компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Чиновники уверены, что в этих случаях организации ничего работникам не компенсируют, а просто в особой форме оплачивают их труд.
Для правильного определения перечня компенсационных выплат, которые не облагаются ЕСН и НДФЛ, следует учитывать позицию Конституционного Суда, изложенную в определении № 75-О от 5 марта 2004 г. В нем судьи уточнили, чем компенсации работникам отличаются от выплат, которые являются составной частью заработной платы. Согласно позиции Конституционного Суда, компенсационными выплатами, предусмотренными ст. 238 НК РФ, нужно считать выплаты, «призванные возместить работникам конкретные затраты, связанные именно с непосредственным выполнением ими своих трудовых обязанностей (то есть обусловленные реальными расходами)». В этом и заключается их существенное отличие от элементов оплаты труда, которые начисляются работникам за исполнение их обязанностей по трудовому договору. Значительная часть таких компенсаций предусмотрена в разделе VII Трудового кодекса «Гарантии и компенсации», перечень которых не является исчерпывающим (ст. 165, 423 ТК).
Требование чиновников и в отношении требования уплаты ЕСН, и НДФЛ с выплат взамен суточных, спорно. Однако на крупномасштабные судебные разбирательства с налоговой решились пока только организации, выдающие выплаты взамен суточных морякам, но они смогли-таки в суде отстоять свое право.
Одна из «морских» организаций решила, что выплаты морякам взамен суточных — это установленная законодательством компенсация (распоряжение Правительства № 819-р от 1 июня 1994 г.). Значит, удерживать с них НДФЛ не нужно. Ведь «выплаты и компенсации, выплачиваемые в соответствии с действующим законодательством», объектом налогообложения по НДФЛ не признают (п. 1 ст. 217 НК). Также бухгалтер решил не платить и ЕСН. Ведь по этому налогу есть льгота для всех видов «законодательно установленных компенсационных выплат, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей» (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК).
Однако налоговая инспекция во время проверки посчитала, что организация занизила налогооблагаемую базу по ЕСН и НДФЛ. И оштрафовала организацию за недоплату налогов. Инспекторы решили, что моряки во время выполнения трудовых обязанностей дополнительных затрат не несут. К тому же получают на борту судна бесплатное питание (приказ Минтранспорта  № 122 от 30 сентября 2002 г.). Следовательно, выплаты взамен суточных организация должна включить в состав оплаты труда (ст. 255 НК РФ) и заплатить с них налоги.
Налоговики посчитали, что распоряжение Правительства № 819-р не является нормативным актом, который может регулировать отношения в области трудового законодательства. И при налогообложении выплат нужно руководствоваться Налоговым кодексом РФ. А поскольку в нем нет расшифровки компенсации, то обратиться можно к трудовому праву, и только к Трудовому кодексу РФ. К сожалению, взысканный с этой организации штраф был не единичным прецедентом. Налоговики начали охоту за «недоплаченными» налогами с сумм выплат взамен суточных по всем организациям в «морской» отрасли. Не согласившись с подходом налоговиков, организации стали подавать в суд.
Судьи начали разбираться в проблеме по существу и признали, что работа экипажей судов заграничного плавания — это работа разъездного характера. Поэтому поездки моряков командировками не считаются, и соответственно суточные им не полагаются (ст. 166 ТК).
Однако, по мнению суда, во время исполнения трудовых обязанностей на борту судна моряки несут дополнительные затраты в связи с нахождением за границей (Постановление ФАС Северо-Западного округа № А42-2183/2005-20 от 14 октября 2005 г.).
В связи с этим судьи сделали вывод: выплаты морякам взамен суточных «по своей правовой природе относят к компенсационным выплатам» (Постановление ФАС Дальневосточного округа № Ф03-А51/ 05-2/4614 от 28 декабря 2005 г.).
На то, что такие выплаты по существу относятся к компенсационным (связанным с особыми условиями труда в море), судьи указали и во многих других решениях (Постановления ФАС Дальневосточного округа № Ф03-А73/05-2/2188 от 17 августа 2005 г., № Ф03-А24/05-2/3480 от 9 ноября 2005 г., Северо-Западного округа № А56-17846/2005 от 17 февраля 2006 г.).
Опровергли арбитры и довод налоговиков о том, что распоряжение № 819-р не является нормативным актом. Судьи обратили внимание инспекторов на то, что оно принято правительством в пределах своей компетенции (п. 1, 2 ст. 115 Конституции) и не противоречит федеральным законам (иным нормативным актам), которые имеют юридическую силу, и поэтому обязательны к исполнению на территории России. Более того, по мнению судей, данный документ можно применять и в сфере трудовых отношений, ведь он не противоречит ст. 6 ТК РФ. К тому же право на применение льгот по налогообложению, например, в п. 3 ст. 217 НК РФ, не ограничено видом и формой нормативного документа, устанавливающего предельный размер компенсационных выплат (Постановление ФАС Северо-Западного округа № А42-2183/2005-20 от 14 октября 2005 г.).
Во всех перечисленных решениях судьи сделали вывод, что организация вправе не уплачивать ЕСН и НДФЛ с выплат морякам взамен суточных. Приведенные в этих решениях аргументы помогут и другим организациям (в том числе работающим в других отраслях) доказать свое право не платить ЕСН с законодательно установленных выплат взамен суточных.
Сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, организация может возместить еще и транспортные расходы. Поскольку сотрудник ездит по служебным целям, то оплату проезда считают расходом организации. В налоговом учете ее можно отнести к расходам на производство и реализацию согласно технологической особенности производства или к расходам на оплату проезда к месту работы и обратно, которые должны быть предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами (п. 26 ст. 270 НК РФ).
Все виды компенсационных выплат, установленные законодательством, освобождены от ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК). Поэтому если в должностной инструкции организации указано, что работа сотрудника носит разъездной характер, то ЕСН и пенсионные взносы с денег, выданных в подотчет на оплату проезда, платить не нужно. Однако организация должна подтвердить служебный характер поездок. Компенсировать расходы можно по заявлению сотрудника с приложением проездных документов. Основание — приказ или распоряжение руководителя организации, направившей работника для исполнения служебных обязанностей вне места основной работы (с приложением разовых проездных билетов), либо маршрутный лист, заверенный подписью и печатью организаций, которые сотрудник посетил (письмо УФНС № 28-11/66490 от 15 октября 2004 г.). Это же положение касается и организаций, перешедших на УСН (письмо Минфина № 03-03-02-04/1/102 от 25 апреля 2005 г.). Взносы на «травматизм» на сумму компенсации служебных разъездов также не начисляют (п. 10 Постановления Правительства № 765 от 7 июля 1999 г.).
НДФЛ с суммы, выданной сотруднику на оплату проезда, начислять не нужно. Ведь эти суммы — не доход работника, а компенсация, связанная с исполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК). Возмещение таких затрат предусмотрено Трудовым кодексом (ст. 164 ТК РФ) (письмо УФНС по г. Москве № 28-11/ 66490 от 15 октября 2004 г.).

РАСХОДЫ НА КОМАНДИРОВКУ, СВЯЗАННУЮ С ПРИОБРЕТЕНИЕМ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
Если сотрудник едет в командировку с целью заключить договор на поставку оборудования, привезти это оборудование (или купленный организацией автомобиль), пройти обучение у производителя оборудования или с другой целью, которая связана с приобретением основного средства.
Следует ли включать сумму командировочных расходов в первоначальную стоимость основного средства, если эта командировка была связана с приобретением и доставкой основного средства. Ведь от этого зависят не только показатели бухгалтерского учета и отчетности (остаточная стоимость основного средства, отражаемая в балансе, а также суммы амортизации, влияющие на величину расходов и финансового результата, отражаемые в отчете о прибылях и убытках), еще и величина налоговой базы по налогу на имущество.
Первоначальная стоимость основных средств складывается из суммы всех фактических затрат организации на приобретение (сооружение и изготовление основного средства), исключаются только возмещаемые налоги (НДС, предъявленный поставщиком основного средства в случае, если покупатель является плательщиком НДС и приобретает основные средства для использования в деятельности, облагаемой НДС) (п. 8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»).
В п. 8 ПБУ 6/01, кроме сумм, уплаченных продавцу основного средства, расходов на доставку, монтаж, посреднические услуги и т.д., указаны также и затраты, непосредственно связанные с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств. В нем предусмотрено, что в первоначальную стоимость основного средства включаются даже общехозяйственные и иные аналогичные расходы — при условии, что эти расходы непосредственно связаны с приобретением (сооружением или изготовлением основных средств).
И в случае, если командировка работника была напрямую связана с приобретением или доставкой основного средства — эти расходы нужно включить в первоначальную стоимость основного средства. А потому списание расходов по авансовому отчету будет производиться с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Пример.
В апреле 2008 года организация – плательщик НДС приобретает автомобиль стоимостью 590 000 рублей, в т.ч. НДС – 90 000 рублей, и направило своего сотрудника в командировку с целью забрать и пригнать автомобиль из другого города.
Работнику выдано под отчет 9 500 рублей, эти деньги были израсходованы, в том числе:
1) суточные составили 1 500 руб. (по 500 руб. за 3 суток);
2) расходы на проживание за время командировки составили 3 000 руб.;
3) расходы на ГСМ составили 5 000 руб.;
4) расходы на уплату государственных пошлин при регистрации автомобиля в ГИБДД составили 530 руб.
Первоначальная стоимость автомобиля составит:
Дебет 01 «Основные средства»,
Кредит 08 «Вложения во внеоборотные активы» — 510 030 руб. (500 000 + 5000 + 4500 + 530) — введен в эксплуатацию автомобиль по первоначальной стоимости;

НДС: КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ
Проблемы по командировочным расходам начались с момента вступления в силу Федерального закона № 57-ФЗ от 29 мая 2002 г. Этим законом из Налогового кодекса исключили абзац, где говорилось, что налоговый вычет по НДС можно получить, даже если у вас нет счетов-фактур. Чтобы принять НДС к вычету, при оплате услуг гостиниц за наличные, необходимо получить счет-фактуру и расчетные документы (кассовый чек или бланк строгой отчетности). Счет-фактуру также нужно выбивать и в поезде, при оплате постельного белья. А для того, чтобы принять к вычету НДС, заплаченный при покупке билета, в нем должна быть отдельной строкой выделена сумма налога.
Наличие выделенного НДС в билете — большой плюс для перевозчиков, ведь на рынке перевозок жесткая конкуренция. Выходом из сложившейся ситуации может стать покупка билетов по безналичному расчету через агентство (транспортную компанию). Продавец билетов выставляет накладную и счет-фактуру, в которых четко указаны все требуемые суммы. Квитанции по постельному белью в поезде тоже не идеал, часто это тетрадный листок в клеточку с подписью проводника и с печатью машиниста. НДС, выделенный отдельной строкой, в таком «документе» искать бесполезно. Ведь есть бланк строгой отчетности «Квитанция о получении платы за пользование постельным бельем в поездах» (форма ВУ-9), который исправно выдают на некоторых направлениях, однако далеко не на всех. В этой квитанции НДС отдельной строкой никто не выделяет. Единственная польза от этого документа — нормальное подтверждение расходов для расчета налога на прибыль.
В гостиницах командированным работникам добиться счета-фактуры от администратора часто бывает просто невозможно. В лучшем случае он выдаст компьютерную распечатку счета за услуги со штампом гостиницы, в котором, в лучшем случае, будут слова «в том числе НДС». Вот этих слов как раз следует опасаться. Налоговики трактуют их как необходимость выделить НДС расчетным путем, списать полученную сумму за счет собственных средств, а остальное отнести на расходы. По их мнению, в противном случае занижается база по налогу на прибыль. Если у организации нет счета-фактуры и НДС нигде не выделен, то всю стоимость проживания можно списать на расходы. Если налог выделен, а счет-фактура отсутствует, придется платить его из собственных источников, поэтому лучше попросить администратора не писать слова «в том числе НДС».
Во избежание подобных трудностей с НДС нужно выдать доверенность от организации командированным сотрудникам. Очень часто это помогает — гостиница выдает счет-фактуру.
Можно написать гарантийное письмо на имя руководителя гостиницы. В нем указать, что гарантируете оплату проживания своего сотрудника в таком-то номере на такой-то срок наличными через центральную кассу гостиницы. Поставить печать организации, подписи главного бухгалтера, директора и указать свои реквизиты. В этом случае командированному сотруднику выпишут счет-фактуру.

Статья подготовлена по материалам семинара: «Расчеты с подотчетными лицами и операции с денежной наличностью: порядок учета, спорные вопросы налогообложения», организатор компания ООО «Академия успешного бизнеса».

Автор семинара – МИТЮКОВА Э.С., к.э.н., управляющий партнер ООО “Академия успешного бизнеса”

Материалы семинара анализировала Соснаускене О.И.