Обзор материалов семинара “Заработная плата и другие “трудовые” выплаты: кадровые, бухгалтерские и налоговые вопросы. Трудовые проверки” (начало)

На семинаре были рассмотрены вопросы по трудовым выплатам, командировочным расходам, проверкам трудовых инспекций, а также вопросам оформления кадровых документов.
Если командировка однодневная, суточные в такой командировке можно не выдавать. Приказ по командировке, удостоверение в этом случае необязательно делать, а вот отчет о выполнении служебного задания, авансовый отчет (если у вас будут расходы) необходимо иметь при себе. В табеле нужно будет отметить командировку, средний заработок. На что это повлияет? Могут быть штрафы, во-первых, со стороны трудовой инспекции, во-вторых, налоговой инспекции. Причем если запланированы и оплачены семинары, необходимо оформлять командировки. Общие штрафы по всем трудовым нарушениям указаны в ст. 5.27 КоАП (Кодекса РФ об административных правонарушениях). Штраф на должностное лицо, в том числе на предпринимателя, – от 1000 до 5000 руб.
Действительно, при однодневных командировках суточные можно не выдавать. При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее – Положение). Хотя из этого правила есть исключение. Так, работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств (п. 20 Положения).
В то же время хотелось бы выразить несогласие с тем, что при однодневной командировке не нужен приказ. Дело в том, что согласно п. 3 Положения работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Если же у работодателя нет приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, возникает вопрос, на основании какого документа работник был отправлен в поездку, а также о цели этого мероприятия. Полагаем, что при отсутствии приказа о командировке проблемы могут возникнуть и при учете выплаченных работнику в этот день средств (сохранение среднего заработка) при налогообложении прибыли. Ведь ст. 252 НК РФ позволяет учитывать при налогообложении прибыли документально подтвержденные расходы.
Как правило, это директор, а второе лицо, которое может попасть под ответственность, – это тот сотрудник, кому написали в трудовом договоре, что он должен обеспечивать все гарантии трудового законодательства. Это может быть начальник отдела кадров, бухгалтер, если нет отдела кадров. Санкции – штраф на организацию – от 30 до 50 тыс. руб. вплоть до приостановления деятельности на 90 суток. Если проверяющие нашли это нарушение повторно, должностное лицо могут отстранить от деятельности с записью в трудовой книжке сроком до трех лет. Поэтому ни в коем случае не нужно допускать повторных нарушений, а практика такова: если, например, руководитель не хочет повторного наказания и отстранения от должности, он все обязанности с себя снимает и возлагает на начальника отдела кадров или на бухгалтера. То есть, если уже оштрафовали должностное лицо, желательно, чтобы он уже не отвечал за трудовые гарантии, трудовые дисциплины. Штрафовать может трудовая инспекция. Проверки трудовой инспекции проходят на основании Приказа Роструда от 11 сентября 2007 г. N 211. Сегодня пойдет разговор о том, как оформлять трудовые договоры и принимать на работу. Начнем с объявления о вакансии – как вы думаете, можно ли составлять такое объявление о вакансии: “Требуется бухгалтер: желательно девушка, от 20 до 50 лет, прописка, регистрация в Москве, гражданка Российской Федерации”?
Каждое слово в этом объявлении – это нарушение законодательства. В соответствии со ст. 64 Трудового кодекса РФ вы не имеете права делать такие объявления. Можно предъявлять определенные требования – к образованию, опыту работы, причем можно даже указать, что опыт работы не менее стольких-то лет в таких-то отраслях, – это поможет вам более конкретно очертить круг кандидатов. Но ни в коем случае нельзя ставить условия к полу и возрасту. Можно ли писать: “Заработная плата по результатам собеседования”? Можно ли написать: “Заработная плата 30 тыс. руб.”, в “белую” платить 10 тыс. руб.? Конечно же, все это будет против вас. В “белую” вы платите все 30 тыс. руб. Можно ли написать: “заработная плата 1000 долл.”? В условиях работы в Российской Федерации зарплата должна выражаться именно в рублях, – то есть за это уже могут оштрафовать. Объявления о вакансиях у вас есть на сайтах. Но можно поместить в газетах. За эти объявления могут быть штрафы. Это, пожалуйста, не забывайте. Потенциальный сотрудник пришел устраиваться на работу, но вас не устраивают его внешний вид, возраст. Или пришла устраиваться беременная – принимать на работу? Ваши действия?
Представляется, что лектор излишне категоричен. Дело в том, что трудовые обязанности работников сильно отличаются друг от друга, поэтому различия будут и в требовании к кандидатам. Например, вполне допустимо указание пола при поиске работницы, которая будет рекламировать женскую одежду. На определенных работах существует запрет на применение труда лиц до 18 лет (ст. 265 ТК РФ). Запрещается применение труда женщин на работах, связанных с подъемом и перемещением вручную тяжестей, превышающих предельно допустимые для них нормы (ст. 253 ТК РФ). Для некоторых категорий работников существуют ограничения по возрасту. Например, предельный возраст пребывания на гражданской службе – 65 лет (п. 2 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ “О государственной гражданской службе Российской Федерации”).
Также нужно учитывать, что работодатель имеет право предъявлять требования к образованию работника (в ряде случаев это обязательно, например для врачей). Но нужно учитывать, что на получение образования соответствующего уровня нужно время (мы не рассматриваем уникальные случаи получения образования экстерном, в ускоренном порядке и т.п.). Поэтому работодатель при подаче объявления о поиске лица с высшим образованием и опытом работы не менее трех лет может рассчитывать, что будущий сотрудник будет как минимум старше 22 лет.
Что касается отказа в приеме на работу, то необходимо уточнить, что если существует запрет именно на отказ в приеме на работу, то существует запрет на какое-бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников (ст. 64 ТК РФ). То есть невозможен отказ, который связан с перечисленными обстоятельствами, а не с деловыми качествами работника.
Кроме того, при приеме на работу беременных женщин нужно учитывать, что им подходит далеко не всякая работа. Например, вряд ли такой женщине подойдет работа, связанная с воздействием неблагоприятных факторов (ст. 254 ТК РФ).
Обязательно мы должны писать о том, почему можем отказать. Но и в этом случае, чем конкретнее вы напишете объявление о вакансии, тем будет лучше. А в идеале нам, конечно же, нужно иметь общий документ, правила приема на работу, где вы укажете, на какую должность и на какие условия сотрудник должен рассчитывать при приеме его на работу, какие, например, тесты должен пройти, сколько баллов нужно набрать. Если у вас будет анкета сотрудника, из которой вы узнаете, сколько баллов он не набирает, у вас уже будет мотивированный отказ при приеме на работу. Уже есть категория людей, которые именно таким образом, не работая, зарабатывают деньги: они ходят устраиваться на работу, их не принимают, и тогда эти люди подают судебные иски и выигрывают суды. При приеме на работу заключается трудовой договор. Всегда ли мы можем взять сотрудника без чего-то дополнительного, например медицинского освидетельствования?
Представляется, что наличие такого документа далеко не всегда оправдано. Целесообразность его наличия может иметь место на большом предприятии или в организации с постоянной текучкой кадров. В обычной же компании вполне достаточно правил внутреннего трудового распорядка, где можно указать основные положения о приеме на работу, а также подробных должностных инструкций.
Водители, продавцы обязаны при приеме на работу иметь медицинское освидетельствование. Потенциальные работники для определенных отраслей должны пройти медосмотр. Только после этого мы можем принять их на работу. Прочим же сотрудникам, например бухгалтеру, необязателен медосмотр. Какие документы мы должны потребовать при заключении трудового договора? ИНН обязательно в этом случае или нет? Необязательно. А свидетельство пенсионного страхования, номер пенсионного свидетельства? Этот документ обязателен.
Если у работника его нет, то мы должны подать данные в Пенсионный фонд, чтобы получить это свидетельство, это уже наша обязанность как работодателя. Если вы в течение десяти рабочих дней у этого работника не затребовали свидетельство и не подали данные в Пенсионный фонд, вас могут оштрафовать на сумму 10% от пенсионного взноса. Обязательно нужно указать место работы. Напомню о том, как правильно прописывается в трудовом договоре место работы сотрудника. Предположим, что у вас есть обособленное подразделение, филиал, сотрудника принимают туда. Какое указывается место работы – головное предприятие или филиал? Именно филиал. То есть в трудовом договоре отражаем реквизиты самой организации, а место работы сотрудника отражаем в месте этого филиала. Дату начала работы необходимо прописать. Если даты нет, считается, что работник должен приступить к работе на следующий день после подписания трудового договора. Можно ли написать в трудовом договоре: “Заработная плата согласно штатному расписанию”? Несомненно. Сумма заработной платы должна быть прописана в трудовом договоре. Нужно ли прописывать, когда выдается заработная плата, с какой периодичностью? Срок выдачи аванса и самой заработной платы необходимо обязательно прописать. Трудовой договор подписывается и сотрудником, и работодателем. На вашем экземпляре трудового договора должна быть подпись сотрудника с датой получения, что он свой экземпляр договора получил, – это обязательное условие. В идеале нужно, чтобы сотрудник расписывался на каждом листочке трудового договора. Если возникнет судебный спор, можно распечатать любой листок трудового договора и доказать, что были оговорены такие-то условия.
Многие в трудовой договор вносят запись об испытательном сроке. Об испытательном сроке говорится в ст. 70 Трудового кодекса РФ. Максимально испытательный срок составляет три месяца, до шести месяцев назначается претенденту на должность директора, заместителя директора, главного бухгалтера и заместителя главного бухгалтера. Сотрудника взяли на испытательный срок, предположим, не на три месяца, а на месяц. Допустим, он весь месяц проболел. В этом случае испытательный срок продлевается на это же время. Можете ли вы написать, что на испытательный срок назначается оклад, к примеру, 10 тыс. руб., а основная зарплата – 15 тыс. руб.? Нет, это неправомерное условие. Не имеете права так поступать. Если хотите меньше платить, лучше заключить с работником какой-то дополнительный ученический договор, а не трудовой договор с испытательным сроком, либо же возьмите его не совсем на ту должность. Скажем, вы искали бухгалтера, оформите его помощником бухгалтера на какое-то время, потом уже бухгалтером. Или, скажем, бухгалтер по категориям, эти категории необходимо прописать на то время, сколько будет у вас работать сотрудник. Ученический договор может быть заключен с вашим потенциальным сотрудником, причем еще с тем, с кем трудового договора нет. То, что ученический договор заключен, мы в трудовую книжку не вносим. По этому договору сотрудник получает не заработную плату, а стипендию. Эта сумма должна быть больше минимальной оплаты труда. Напомню, что минимальная оплата составляет 4330 руб. Стипендия налогами не облагается. У вас должен быть обязательно наставник в организации, который обучает этих сотрудников. Он уже получает заработную плату, и она уже, соответственно, облагается всеми налогами. Можно ли стипендию ученика без налога на прибыль учесть на расходы?
В Минфине России полагают, что п. 11 ст. 217 НК РФ содержит перечень видов стипендий, не подлежащих налогообложению НДФЛ. Стипендии, выплаченные организацией в соответствии с ученическими договорами, не относятся к числу стипендий, освобождаемых от налогообложения на основании п. 11 ст. 217 НК РФ, и указанные стипендии подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц в общеустановленном порядке. Вознаграждение за работу, выполняемую учениками на практических занятиях, на основании п. 1 ст. 210 НК РФ также подлежит налогообложению (Письмо Минфина России от 07.05.2008 N 03-04-06-01/123).
Нельзя устанавливать испытательный срок беременным женщинам. Если, допустим, пришла устраиваться на работу женщина, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, которому до полутора лет, испытательный срок не устанавливается. Если ребенку более полутора лет, женщине можно устанавливать испытательный срок. Если у вас стандартная форма договора, в нем никакого указания на испытательный срок быть не должно. Сотрудник пришел переводом из другой организации – устанавливается испытательный срок? Все условия прописаны в ст. 70.
В трудовом договоре обязательно прописывается размер заработной платы. Итак, на что нужно ориентироваться? На заработную плату сотрудника либо на среднеотраслевую заработную плату? На среднеотраслевую. Необходимо проследить, насколько падают среднеотраслевые зарплаты. Если у вас заработная плата меньше, чем среднеотраслевая, готовьтесь к зарплатным комиссиям, к зарплатным проверкам. Причем может проверять не трудовая, а именно налоговая инспекция. Проверяют заработные платы за предыдущие три года. Скажем, в оптовой торговле (Москва) средняя зарплата была 50 тыс. руб., в финансовой сфере – 71 тыс. руб.
Заработные платы должны быть абсолютно “белые”. Здесь проверок очень много, и проверки, как правило, не в вашу пользу. У всех на памяти нашумевшее дело 2007 г., когда начались все проверки. Проверяют справки, которые выдают банки, что именно там написано, даже при “белой” заработной плате могут написать больше, чем ваш сотрудник получает кредит, – это неправильно. Не надо забывать, что подделка документов – это уголовная ответственность. Банки все эти справки предоставляют налоговым инспекторам при запросах. На что смотрят? Сколько сотрудник раньше получал заработную плату и сейчас. Это обоснованно, если раньше он получал 30 тыс. руб., а сейчас – 4 тыс. руб. Это говорит о том, что здесь явно схема прослеживается.

“Горячая линия бухгалтера”, 2009, N 15-16

Организатор компания ООО «Академия успешного бизнеса».

Автор семинара – МИТЮКОВА Э.С., к.э.н., управляющий партнер ООО “Академия успешного бизнеса”