Налог на прибыль

Как следует из Письма Федеральной службы по труду и занятости от 8 сентября 2006 г. N 1557-6, «размер аванса должен быть не ниже тарифной ставки работника за отработанное время». Размер можно делать больше, меньше — нет. НДФЛ можно удерживать уже по окончании месяца. Основанием являются п. 2 ст. 223 Налогового кодекса РФ, где говорится о том, что НДФЛ, заработная плата у нас считаются по итогам месяца.
Есть спорный момент в начислении НДФЛ. В соответствии с п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ НДФЛ нужно начислять не позднее получения дохода сотрудников. В принципе, если мы говорим о том, что это заработная плата, а не аванс, то тогда, действительно, это доход сотрудника, мы уже должны НДФЛ удержать. Но вот то, что у нас днем фактического получения дохода по зарплате является последний день месяца, взывает много вопросов. В Налоговом кодексе РФ он трактуется в пользу работника и работодателя, поэтому НДФЛ удерживаем по окончании заработной платы. Есть Письмо УФНС по Москве по этому вопросу, которое поддерживает такую позицию. В Екатеринбурге, Челябинске инспекторы требуют НДФЛ с авансов удерживать. В Москве же общее требование такое, что НДФЛ удерживается по окончании месяца. Если у вашего холдинга сотрудники, например, по всей России, то нужно придерживаться одной схемы. Когда 900 сотрудников штате, либо у всех удерживаем, либо ни у кого. А так как сотрудники просят справки в банк и в принципе 2-НДФЛ для начисления аванса уже отображается для подачи кредита, мне кажется, проще заплатить. Но здесь, опять же, право организации сделать так, как она хочет.
По этому поводу есть позиция Минфина России. Налоговый агент производит исчисление, удержание и перечисление в бюджет налога на доходы физических лиц с заработной платы (в том числе за первую половину месяца) один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доход, в сроки, установленные в п. 6 ст. 226 НК РФ (Письма от 17.07.2008 N 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 N 03-04-06-01/209).
Если выдаются наличные деньги, то у вас должна быть расчетно-платежная ведомость, и там сотрудники обязательно расписываются. В расходно-кассовых ордерах могут расписываться по зарплате? Нет, это неправильно. Именно должны расписываться в ведомости, это обязательно. Если мы перечисляем деньги по безналу, то есть перечисляем на карточки, нужно обязательно составлять расчетную ведомость без подписи сотрудников. В этом случае сотрудникам выдается расчетный лист.
Если для документа не установлена унифицированная форма, он должен содержать в себе обязательные реквизиты.
Согласно ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Таким образом, основная функция расчетного листка — проинформировать работника о составных частях его заработной платы. В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 названного Федерального закона.
В связи с этим полагаем, что расчетный листок в большей степени является именно информационным документом, оповещающим работника о составных частях его заработной платы и т.п. И по нашему мнению, довольно спорным является высказывание о том, что такой листок нужно расценивать как первичный учетный документ.
Проверьте, чтобы расчетный листок имел все обязательные реквизиты: название организации, обязательно фамилию сотрудника, месяц, сумму, все расчеты и подпись ответственного лица, дату выдачи расчетного листка.
Как можно доказать, что сотрудник получил расчетный листок? Можно сделать ведомость по расчетным листкам или реестр, можно расчетный листок сделать двусторонним — часть у вас остается, отрывная — в организации.
Если вы по электронной почте отправляете, в принципе у вас остается документ. Итак, в трудовой договор нужно обязательно внести условия, что сотруднику перечисляется заработная плата на карточки. Днем получения заработной платы сотрудником является перечисление или день получения реального? Например, сотруднику указано, что заработная плата выдается (крайний срок числа). 15 числа вы деньги отправили на карточку, он получил 20-го.
Согласно ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором. Поэтому условие о перечислении зарплаты на расчетный счет работника может быть указано и в коллективном трудовом договоре.
Нет. Тут так же, как по налогам: вы успели сделать, чтобы деньги у вас уже ушли с расчетного счета, все, вы уже компенсацию сотрудникам не платите. Здесь не нужно просчитывать, когда он получит, может, он вообще через месяц в банкомат пойдет, и вы об этом не узнаете. Стоимость зарплатной карточки облагается НДФЛ? Смотрим, что написано в договоре с банком: если написано, что вы оплачиваете стоимость именно самой карточки и при этом карточка является собственностью либо сотрудника, либо банка (она никогда почти не является собственностью работодателя), то, получается, эти расходы у вас экономически необоснованны. Но так как они напрямую связаны с выплатой зарплаты сотрудникам, НДФЛ можно не удерживать, на расходы не пойдет. Если же у вас прописано, что это просто банковская комиссия за зарплатное обслуживание, то на расходы эта сумма пойдет. НДФЛ здесь, получается, не удерживаем, потому что он напрямую связан с выплатой сотруднику заработной платы.
Согласно Письму Минфина России от 24.12.2008 N 03-04-06-01/387, суммы комиссии, уплаченные организацией за выпуск пластиковых карточек, выдаваемых работникам для получения заработной платы и других выплат, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации, и годовое обслуживание карточных счетов, не могут быть признаны экономической выгодой (доходом) сотрудников и, соответственно, являться объектом налогообложения по налогу на доходы физических лиц. В соответствии с Письмом Минфина России от 02.03.2006 N 03-03-04/1/167 расходы по уплате комиссии банку за перечисление заработной платы на пластиковые карты работников организации являются обоснованными и на основании пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ относятся к внереализационным расходам.

О совместительстве

Хорошо. Дальше еще поговорим про то, что кадровая служба в одном месте находится, что у вас холдинг, тем более получается взаимозависимая уже 9Н. Посмотрите, совместители есть ли; запись в трудовую книжку нужно делать, если они захотели, но делать будет именно их основной работодатель. Сколько времени могут работать сотрудники по совместительству? Это сколько часов в день?
Не более четырех часов.
В соответствии со ст. 284 Трудового кодекса РФ совместитель может работать не более четырех часов. Однако если он по основному месту в это время не работает, то может и целый день. Надо учесть, что в целом работа по совместительству не должна занимать более половины рабочего времени за месяц. Если у сотрудника сверхурочные, рекомендуется тоже на эти нормы, конечно же, опираться. Как ведется оплата по сверхурочным? Статья 152 Трудового кодекса РФ: за первые два часа — в полуторном размере, за остальные часы — не менее чем в двойном размере. Если сотрудник работает в выходные или праздничные дни, оплачиваем в двойном размере. Если же он захотел отгул, то даем отгул.
Каких сотрудников нельзя отправлять в командировки? Беременных, несовершеннолетних, женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет.
Такую сотрудницу можно отправлять только с письменного согласия. По командировкам у нас есть документ новый — Инструкция N 62, и сейчас для отражения командировок и для расчета командировочных мы должны пользоваться Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749. Оно действует с 25 октября 2008 г. Что изменилось в старом и в новом расчете по командировкам? Раньше у нас был ограничен срок по командировке — не более 40 дней. Сейчас ограничений больше нет, то есть командировка может быть и бессрочная. Обязательна медстраховка, ее разрешили отражать в командировочных расходах в затратах. Если сотрудник полетел за границу, у него дополнительная медстраховка на выезд.
Сотрудник поехал поездом по России, ему железнодорожная касса пробила страховку — это считается добровольная страховка. И поэтому вы ее на расходы не ставите, это договорная страховка.
Ее надо поставить на расходы с удержанием НДФЛ. Если вы не хотите ее оплачивать, тогда, пожалуйста, дайте инструкцию сотруднику, который будет покупать билеты, чтобы он отказался от этой страховки. Стоимость такси в городе командирования разрешили учитывать в затратах. По письмам Минфина и раньше можно было так делать при наличии следующих документов. У вас должен быть приказ руководителя. В приказе на командировку можно указать, что сотрудник по такому-то маршруту может воспользоваться услугами такси. В идеале мы уплачиваем по безналичному расчету деньги компании такси, заключаем с ней договор, она нам дает акт и этот маршрутный лист, потому что сотрудник ездил на такси. На самом деле это невозможно практически сделать, особенно если у вас разовые командировки в этих городах, и поэтому, если ваш сотрудник просто остановил такси, нужно просить чек АКМ и лист маршрута. Если этого нет, на расходы поставить нельзя. В каких случаях обязательно, в каких — нет? Если командировка по России, должно быть командировочное удостоверение? Рекомендуется. А в загранкомандировке? Необязательно, по копии паспорта (загранпаспорт). А если командировка в страны СНГ, обязательно должно быть командировочное удостоверение, это сейчас прописано. Сотрудник поехал в командировку — делаем приказ по форме N Т9. Допустим, Иванов и Петров вместе поехали в командировку, можно один общий приказ сделать. Служебное задание, отчет — каждому, и авансовый отчет будет каждому. С 2009 г. для налога на прибыль и для дохода плюс расхода суточные не нормируются для расходов. И поэтому тот размер суточных, который вы прописали, можно полностью поставить на расходы. Вы можете даже делать градацию для загранкомандировок — одни суточные, для командировок по России, даже по городам можно сделать градацию, и другие. К примеру, сотруднику выдают суточные в размере 1000 руб., полностью все ставим на расходы, взносы в этом случае не будут, потому что для них никаких норм нет, а вот по НДФЛ нормы есть: 700 руб. — Россия, 2500 руб. — загранкомандировки.
Сотрудник поехал в командировку, например, в Крым, у него командировка закончилась 15-го, он вернулся 20-го, решил еще несколько дней отдохнуть. Будет ли ему оплачиваться обратный билет?
Вот на самом деле здесь ситуация спорная. Если у сотрудника будут справки с вокзала о том, что с 15-го по 20-е число билетов не было для того, чтобы выехать, то здесь однозначно мы ему эти дни оплачиваем. На расходы это идет, НДФЛ мы не удерживаем. Если же мы просим, чтобы он эти дни взял как отгулы, оформляем ему сразу же отпуск, и тогда на расходы у вас эта сумма не пойдет. С удержанием НДФЛ, и с удержанием УСНО. Сотрудник сам, скажем, из г. Калуги поехал в г. Брянск, работает в Москве. Командировка начинается в понедельник. И он решил: зачем мне ехать в Москву, если ближе из Калуги до Брянска доехать? Оплачивается ли в этом случае билет «Калуга — Брянск»? Нет. Потому что командировка у нас именно с рабочего места, у него рабочее место в Москве. И получается то, что он поехал в командировку со своего домашнего адреса — это уже необоснованная поездка. Если вы хотите, то можете оплатить, на расходы это не пойдет с удержанием НДФЛ. То есть здесь опять же организация сама оплачивает, но на расходы это не пойдет с удержанием НДФЛ. Можно ли за время нахождения в командировке дать сотруднику не средний заработок, а заработную плату? Если ситуация такая, что средний заработок получается 15 тыс. руб., заработная плата 18 тыс. руб.? Здесь получается ухудшение положения работника, и, если вы трудовым договором в положении об оплате труда, положением о командировке, то есть смотря какие у вас документы, пропишете, что именно так оплачивается командировка, нет ухудшения положения работника. Минфин говорит о том, что это можно сделать. Но ведь вас проверяет, с одной стороны, налоговая, с другой стороны, трудовая инспекция. Так вот, в законодательных документах по труду и занятости есть следующие пункты: за время нахождения в командировке заработную плату, даже если она больше чем средний заработок, давать нельзя (Письмо Минфина от 26 сентября 2008 г. N 03-03-06/1/548). И обратное этому Письму — Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 5 февраля 2007 г. N 275-6-0. Как выйти из этой ситуации, ведь мы не ухудшаем положения работника? Отправляя его в командировку, пишите во всех документах средний заработок, а то, что он получит в большем размере, дайте ему как премию. И получится, что это нечто среднее. Получается компромисс между трудовой и налоговой инспекциями, но это нужно прописать положением об оплате труда, именно такой расчет. Или положением о премиях. Потому что за время нахождения в командировке вы сотруднику даете премию как разницу между его средним заработком и заработной платой.
Что мы еще оплачиваем сотруднику во время командировки? Очень часто гостиницам выдают чек, в том числе завтрак столько-то.
Надо ли это оплачивать? Это на рассмотрение организации, на расходы эта сумма не идет с удержанием НДФЛ. Либо же, если хотите, давайте меньше суточных. Какое здесь соотношение? Считается, что 70% суточных — это на еду, соответственно, 30% — на все остальное. Если, например, у вас суточные составляют 1000 руб., то 30% — 300 руб. Если вы еду полностью сотруднику оплачиваете, 300 руб. выдаем суточные. В этом случае оплата еды ни НДФЛ, ни другими налогами облагаться не будет, на расходы пойдет. Но, если вы ему дали все 1000 руб. плюс оплатили еще его завтраки, обеды и ужины, скажем, в этом случае на расходы сумма еды не идет, НДФЛ удерживаем. То же самое спутниковое телевидение и прочее. Сотруднику снимается квартира в городе командирования — на расходы идет эта сумма? Если нет договора аренды, эта сумма не нормируется, идет на расходы, при этом договор аренды должен быть на конкретные дни командировки. Если в целом за месяц, скажем, у вас часто ездят сотрудники в этот город и вы помесячно снимаете квартиры, если плата за месяц, то эти дни нужно высчитывать. Сотрудник поехал в командировку и потерял билет — оплачиваем стоимость проезда? Надо затребовать в РЖД-кассе дубликаты, на основании их можно оплатить, поставить на расходы. Сейчас многие стали выдавать сотрудникам электронные билеты. На расходы идет?
Так вот, Минфин говорит о том, что стоимость электронного билета можно учесть в затратах при наличии посадочного талона (Письмо Минфина России от 11.10.2007 N 03-03-06/1/717). Куплены бизнес-класс или СВ — на расходы можно ставить? Можно, если у вас написано во внутренних документах, что вы для каких-то сотрудников это оплачиваете. Допустим, сотрудник полетел эконом-классом, но не хочет сидеть в общем зале, вы ему оплатили VIP-зал. Даже если вы пропишете локальными нормативными актами, Минфин по этому вопросу дает противоречивые пояснения, инспекторы придираются, налоговые проверки. Считается, что оплата VIP-зала пойдет для тех, кто указан в Приказе Управления делами Президента РФ от 21.03.2003 N 60 — это различные депутаты. Если ваш сотрудник к таковым относится, то на расходы можно поставить. Если же ваш сотрудник к таковым не относится, допустим, он директор и полетел в командировку эконом-классом, вы ему оплатили VIP-зал. Оплата отдельной считается в том случае, если вы прописали общими документами о том, что оплачивается ему VIP-зал, и при этом обосновали, зачем это можно сделать — для того, чтобы пользоваться Интернетом, встреча какая-то прошла, провели отчет о мероприятиях по этой встрече — только тогда на расходы можно поставить с удержанием НДФЛ, но все равно возможна спорная ситуация. Сотрудник должен поехать в командировку, но в последний момент командировка отменилась, а билеты вы уже купили. Наши действия: билеты мы сдаем, но часть денег нам не возвращают, как правило, — на расходы эту разницу можно поставить?
Если у вас есть обоснование, почему отменилась командировка? На расходы идет, но только при общем режиме налогообложения как штрафные санкции. Если у нас «упрощенка», на расходы не идет, оформляете агентское вознаграждение. Если покупаете билеты не в кассе, а в организации, которая продает билеты, агентское вознаграждение на расходы идет?
По этому поводу есть разъяснения Минфина России, правда, они трехгодичной давности. Так, согласно Письму Минфина России от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134 расходы на оформление и выдачу однократной, трехразовой и годовой виз в том случае, если по сложившимся обстоятельствам командировки не состоялись, не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли. В то же время из Письма УФНС России по г. Москве от 23.12.2005 N 20-12/95309б можно сделать вывод, что расходы на несостоявшиеся командировки могут быть учтены при условии их соответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Поэтому ситуация, на наш взгляд, спорная. Следовательно, налогоплательщику, который будет учитывать расходы на несостоявшиеся командировки при налогообложении прибыли, нужно быть готовым защищать свою точку зрения в суде.
Агентское вознаграждение на расходы идет, как любые посреднические расходы. Очень часто по командировке мы еще принимаем НДС к вычету. Если у нас есть бланк строгой отчетности, билет является таковым? Если в бланке строгой отчетности есть НДС, счет-фактура необязательна. Мы уже можем НДС принимать к вычету. Так, по железнодорожным билетам вы в принципе так и делаете. А теперь вспомним авиабилеты. Там НДС есть в бланке строгой отчетности? Если вы купили такой билет и вам отдали счет-фактуру с НДС, можно НДС принять к вычету?
Для того чтобы НДС принять к вычету, по этому счету-фактуре вам все равно придется запросить, чтобы билет перепечатали, чтобы в нем был НДС, потому что по-другому они не перепечатают вам основание. НДС к вычету нет, вы просто счет-фактуру лучше не приходуйте, потому что по-другому у вас это и в расходы не пойдет. Счета-фактуры просто нет, берем билет, он идет на расходы, никакого НДС к вычету нет. Можно ли в городе командирования сходить сотруднику в ресторан? Если прописано нормативными внутренними локальными положениями, если, к примеру, это встреча. Если вы сразу же оформили еще и представительские расходы, тогда можно, если не оформили — естественно, нельзя. Суточные когда выдаем? До командировки или после?
До командировки, по ст. ст. 136 — 137 Трудового кодекса РФ сотрудник не должен ехать за свой счет в командировку. Сотрудник поехал в загранкомандировку, возникает курсовая разница, предположим, по валюте. На расходы идет? Конечно. Положение это необходимо отразить по курсовым разницам. Сотрудник поехал в командировку за границу, был он там 5 дней. Тогда день перелета в Россию считается по нормам России.
А в день пересечения границы берутся уже нормы той страны, куда он пересекает границу. Он летит в самолете, пересекает границу сразу нескольких стран — по каждой стране должны высчитывать?
Нет, только по прибывающей. Туда, куда он именно прибывает. А вот если вы его в несколько стран посылаете в командировку, тогда смотрим именно по этим странам. Хорошо. Сотрудник поехал в командировку на семинар, директора пропущен текст — оплачиваем?
Допустим, сотрудник поехал на Кипр, на семинар. На расходы пойдет стоимость семинара и командировки.
Вы можете все отразить на расходы, если у вас будет соблюдено следующее, то есть в договоре с организатором будет сразу прописана и стоимость командировки, то есть стоимость перелета, и проживание, и стоимость семинара. Например, запланировано 7 дней семинара. Каждый день проходит семинар, и никаких дней отдыха в договоре не предусмотрено — тогда это на расходы идет. Но чаще всего у вас с организатором семинара — один договор, с туристической компанией — другой договор. Если у вас в договоре с организатором будет указано, что перелет и проживание организует такая-то туристическая организация и дальше в туристическом договоре с туристической компанией у вас идет не туристическая поездка, а именно семинар, организуемый такой-то организацией, то эти два договора рассматривают как единое целое. Тогда все нормально и на расходы пойдет НДФЛ. Сотрудник должен отчитаться по командировке в течение трех дней.
Если по России — 3 дня, по загранкомандировке — 10 дней.
Всегда по любым командировкам авансовый отчет должен составляться в течение трех дней по возвращении из командировки. Сотрудник у вас улетел на Кипр, на семинар. И решил там еще на недельку остаться — зачем ему два раза платить, оформили ему на неделю отпуск, предположим, на эти дни. Обратный билет, предположим, вы оплачиваете, на расходы не ставите, НДФЛ удерживаете. Отчитывается он вам через три дня по возвращении, но уже после отпуска получается. Штрафы будут? Он еще не вернулся из командировки, здесь штрафов не будет, вам вот эти три дня соблюсти по возвращению. Средний заработок по командировке как считаем? Да, согласно Постановлению N 922. По норме берем, сколько рабочих дней в этом месяце.
Исходя из календарных дней или из рабочих? Вот для отпусков мы как берем: например, месяц отработан полностью, мы берем коэффициент 29,4. А если у нас месяц отработан полностью для командировки, сколько берем? Тоже 29,4 или нет? Нет, мы именно берем рабочие дни в этом месяце, то есть по норме, если полностью. Не забывайте эту разницу, потому что здесь бывают тоже ошибки.

Организатор компания ООО «Академия успешного бизнеса».

Автор семинара — МИТЮКОВА Э.С., к.э.н., управляющий партнер ООО «Академия успешного бизнеса»