По результатам аудиторских проверок: неверный учет ГСМ и транспортных расходов

По данным бухгалтерского учета на субсчете 10.3 «Топливо» счета 10 «Материалы» Клиента отсутствует остаток бензина и дизельного топлива. Стоимость всего приобретенного бензина списана в расходы на основании требований-накладных.
Документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист. Расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или по другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега (Письма Минфина России от 01.08.2005 г. № 03-03-04/1/117 и ФНС России от 03.02.2005 г. № ИУ-09-22/257).
Следовательно, если у организации в путевых листах указаны остатки, они должны быть отражены и в бухучете.
Вследствие не отражения остатков в бухгалтерском учете Клиент завысил расходы на стоимость фактически не израсходованного бензина.

Влияние нарушения на налог на прибыль

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, производимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Документальное подтверждение затрат является необходимым условием для их признания в качестве расхода для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Основным оправдательным документом, на основании которого определяется расход и списание бензина, является путевой лист.
В результате списания в расходы стоимости фактически неизрасходованных ГСМ, остатки которых отражены в путевых листах, занижен налог на прибыль.
Кроме того в путевых листах в нарушение подп. 2 пункта 7, пункта 16 Приказа Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. № 152 Клиентом не был отражен обязательный реквизит: дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя с подписью и указанием фамилии, имени и отчества медицинского работника. Также не проставлен штамп о послерейсовом медицинском осмотре. Оборотная сторона путевых листов не заполнена.
Отсутствие обязательных реквизитов в документах ведет к отнесению налоговыми органами затрат по данным путевым листам (стоимости ГСМ) в состав документально неподтвержденных расходов. Также налоговики могут приравнять не полностью заполненный путевой лист к его отсутствию и доначислить НДФЛ водителю со стоимости ГСМ, которые он использовал. Такой вывод сделало УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 г. № 28-11/097861.
Не заполнена в путевых листах информация о пунктах назначения и маршруте движения транспортных средств.
Обратите внимание: среди обязательных реквизитов, установленных пунктом 3 Приказа Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. № 152, нет сведений о маршруте движения транспортного средства. Однако именно эта информация необходима, чтобы подтвердить обоснованность расходов на содержание служебного транспорта в целях налогообложения прибыли. Отсутствие же в путевом листе данных о конкретном пункте следования автомобиля не позволяет судить о том, что автомобиль действительно использовался в производственных целях. Как отмечено в Письме Минфина России от 20.02.2006 г. № 03-03-04/1/129, путевой лист, не содержащий информацию о маршруте движения автомобиля, не подтверждает осуществленные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Таким образом, в бланк путевого листа целесообразно заполнять сведения о маршруте автомобиля. Тем более что это не противоречит правилам составления путевых листов.

ОТСУТСТВИЕ ТТН НА ПОЛУЧЕННЫЕ ТРАНСПОРТНЫЕ УСЛУГИ

Клиент в проверяемом периоде оплачивал услуги по транспортировке товаров, предоставленные на основании актов.
Товарно-транспортные накладные по транспортным услугам отсутствуют. Как следует из Указаний по применению и заполнению форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах: первый – остается у грузоотправителя (поставщика); второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются последнему.
В свою очередь водитель сдает второй экземпляр покупателю (получателю) товаров, для которого он является основанием для принятия к учету товаров, а третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) покупателя, сдает в автотранспортную организацию.
Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, автотранспортная организация прилагает к счету за перевозку и высылает поставщику – заказчику автотранспорта. Четвертый же прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.
Невыполнение указанных требований по наличию первичных документов приводит к печальным последствиям. Так как все расходы, учитываемые для налогообложения прибыли, должны  быть документально подтверждены (статья 252 Налогового кодекса РФ), данный факт напрямую может влиять на то, что инспекторы не признают транспортные расходы в целях налогообложения прибыли и НДС.
Комплект документов, отражающий оказание транспортных услуг, должен содержать:
– договор перевозки грузов;
– акт сдачи-приемки оказанных услуг;
– счет на оплату оказанных услуг;
– товарно-транспортная накладная на перевозку грузов;
– выставленный перевозчиком счет-фактура, соответствующий требованиям Налогового кодекса РФ.
Наличие такого комплекта документов позволит организации избежать претензий со стороны налоговых органов.

Из материалов аудиторских проверок, проводимых ООО “Академия успешного бизнеса”