По результатам аудиторских проверок: Расходы на ремонт основных средств и покупку спецодежды

Клиент для проверки не предоставил документы, подтверждающие ремонт основного средства.
Для подтверждения экономической обоснованности, а следовательно, и правомерности включения в расходы по налогу на прибыль затрат на ремонт основных средств организации необходимо иметь следующие документы:
— дефектную ведомость. Она подтверждает наличие неисправности или повреждения имущества перед началом работ и поможет доказать, что это был именно ремонт. Унифицированной формы дефектной ведомости нет, составить ее можно в произвольном виде, либо взяв за основу форму № ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования», либо разработав этот документ самостоятельно. Главное, чтобы в ней были отражены все неисправности и повреждения имущества. Если основное средство достаточно дорогостоящее или ремонт предстоит довольно затратный, то для составления дефектной ведомости лучше создать комиссию. В ее состав, который должен быть утвержден приказом руководителя, нужно включить и технических специалистов.
— приказ (распоряжение) о проведении ремонта. После составления дефектной ведомости руководитель организации издает отдельный приказ или распоряжение о проведении ремонта с указанием, какими силами проводится ремонт (собственными или с привлечением подрядчика).
— акт по форме № ОС-3 «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств». После окончания ремонта (причем независимо от того, выполнен он собственными силами или с привлечением подрядчика) нужно оформить акт по форме № ОС-3.
— данные о выполненных работах заносятся в раздел 6 «Затраты на ремонт» инвентарной карточки ОС-6.

ОШИБКИ В УЧЕТЕ СПЕЦОДЕЖДЫ

Клиентом представлены следующие документы по учету спецодежды:
1. Приказы о сроке эксплуатации.
2. Требования-накладные (форма № М-11) на отпуск спецодежды со склада.
3. Личная карточка учета спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений на работника, которая оформляется при списании спецодежды на расходы.
Клиентом ошибочно не оформляется передача спецодежды работникам ведомостью учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений (форма № МБ-7), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.
Стоимость спецодежды списывается на расходы.
При бесплатной выдаче спецодежды сотрудникам вы должны учитывать типовые нормы (ст. 221 Трудового кодекса РФ; п. п. 2, 3 Правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утв. Постановлением Минтруда России от 18.12.1998 № 51).
Для подтверждения экономической обоснованности расходов, связанных с приобретением и бесплатной выдачей спецодежды, Клиенту необходимо уточнить какие именно средства индивидуальной защиты и в каком количестве должны выдаваться работникам определенных профессий, установленные в типовых нормах выдачи одежды, утвержденных в Приказах Минздравсоцразвития России: от 03.10.2008 № 543н, от 12.08.2008 № 416н, от 16.07.2007 № 477, от 01.10.2008 № 541н, от 20.04.2006 № 297.
Повышенные нормы бесплатной выдачи работникам спецодежды можно установить и самостоятельно на основании проведенной аттестации рабочих мест. Также на основании аттестации можно выдавать сотрудникам защитные средства, не указанные в типовых нормах (п. 6 Правил обеспечения спецодеждой). Однако, при расчете налога на прибыль можно учесть только расходы по обеспечению работников средствами защиты, предусмотренными законодательством, то есть теми, что выдаются в соответствии со ст. 221 Трудового кодекса РФ (подп. 3 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ). Если же обеспечиваются спецодеждой сотрудники, должности которых не указаны в типовых нормах, ее стоимость нельзя будет учесть в расходах для целей налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 23.04.2007 № 03-04-06-01/128).
Нормы и порядок выдачи спецодежды нужно прописывать в положении об обеспечении работников средствами индивидуальной защиты или в приказе.
Необходимо помнить, что порядок бухучета приобретенной спецодежды прописан в Методических указаниях по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденных Приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н, и зависит от срока ее эксплуатации (службы, носки) согласно нормам:
1) при сроке службы до года спецодежда учитывается в составе материально-производственных запасов и включается в расходы: равномерно (линейным способом) в течение срока ее службы или) единовременно в момент передачи ее в эксплуатацию,
2) при сроке службы свыше года спецодежда может учитываться:
— в составе материально-производственных запасов. Тогда стоимость спецодежды, переданной сотрудникам, включается в расходы равномерно (линейным способом) в течение срока ее службы,
— в составе основных средств, с начислением амортизации исходя из срока ее службы
В учетной политике для целей бухгалтерского учета Клиента не закреплен вариант учета спецодежды со сроком службы более года.
В налоговом учете стоимость способ учета спецодежды зависит от ее стоимости и срока службы:
1) независимо от срока службы стоимостью до 20 000 руб. — стоимость спецодежды включается в состав материальных расходов единовременно в момент передачи ее в эксплуатацию (п. 1 ст. 256 Налогового кодекса РФ).
2) срок службы более года стоимостью свыше 20 000 руб. — спецодежда включается в состав амортизируемого имущества. Ее стоимость погашается путем начисления амортизации. Норму амортизации для спецодежды можно рассчитать исходя из ее нормативного срока службы (п. 6 ст. 258 Налогового кодекса РФ).
Сотрудники обязаны возвращать спецодежду по окончании срока носки или при увольнении. Причем, истечение срока носки спецодежды — не повод для списания. Чтобы избежать трудностей по учету возврата спецодежды, рекомендуем создать инвентаризационную комиссию, которая бы определяла непригодность и выносила решение о списании спецодежды. Это позволяют делать пункты 34, 35 Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды. Комиссия должна составить акт на списание спецодежды, непригодной к использованию (ф. № МБ-4 или № МБ-8), форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.
Если же при увольнении работник не вернет спецодежду и Клиент решит не взыскивать ее стоимость, эта операция считается безвозмездной передачей, что влечет начисление с рыночной стоимости спецодежды НДС и удержание НДФЛ.

Из материалов аудиторских проверок, проводимых ООО «Академия успешного бизнеса»