По результатам аудиторских проверок: документальное подтверждение расходов для налога на прибыль

ОТСУТСТВИЕ ПРИХОДНЫХ ОРДЕРОВ НА БУМАЖНЫХ НОСИТЕЛЯХ

Приходные ордера по форме № М-4 имеются в электронном виде, следовательно, не выполняется требование статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ – отсутствует такой обязательный реквизит, как личные подписи ответственных лиц.
Отсутствие первичных документов приравнивается к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (п. 3 ст. 120 Налогового кодекса РФ). По этой норме Кодекса штраф составляет от 5 до 15 тыс. руб. Если при этом занижена налоговая база, то размер санкций равняется 10 процентам от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. руб.
Последний вариант наказания связан с тем, что налоговый учет строится на основе данных первичных документов бухгалтерского учета (ст. 313 Налогового кодекса РФ). Оприходование поступивших материалов или товаров без составления приходного ордера может рассматриваться как занижение базы по налогу на прибыль.
Кроме того, отсутствие приходного ордера по форме № М-4 может стать причиной отказа в вычете входного НДС по приобретенным материалам или товарам (если их получает подразделение). По ним налог ставится к вычету, если от поставщика получен счет-фактура, а товарно-материальные ценности оплачены, приняты к учету и будут использованы в облагаемых НДС операциях (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ).
По каждой хозяйственной операции оформляются первичные учетные документы. При этом документы должны составляться по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если в альбоме необходимой формы нет, первичный документ должен содержать обязательные реквизиты. После того как документы подготовлены, они принимаются к учету (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ). Только после этого операция может быть отражена на счетах бухгалтерского учета. Следовательно, поступление материалов или товаров в торговое подразделение отражается на счетах лишь после того, как будет составлен приходный ордер по форме № М-4. С этого момента Клиент может воспользоваться вычетом входного НДС при соблюдении остальных условий для зачета.
Необходимо отметить, что вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов могут оформляться проставлением на документе поставщика (счете, накладной и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру (п.49 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).
Аудиторская организация рекомендует учесть указанное замечание при оформлении поступающих МЦ.

СПИСАНИЕ ДОКУМЕНТАЛЬНО НЕ ОФОРМЛЕННЫХ ТРАНСПОРТНЫХ РАСХОДОВ

Проверяемом периоде перевозчик оказывал транспортные услуги, которые подтверждались составлением акта выполненных работ. В актах выполненных работ в графе «Наименование работ» указывается «транспортные услуги», информация о перевозимом грузе и маршруте отсутствует, что не позволяет сделать вывод о производственной направленности расходов.
При отнесении расходов в целях налогообложения прибыли следует учитывать требования статьи 252 Налогового кодекса РФ о необходимости документального оформления всех расходов организации.
Заключение договора перевозки груза должно быть подтверждено составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом). Данное правило прописано в пункте 2 статьи 785 Гражданского кодекса РФ и статьей 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
Для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом применяют товарно-транспортную накладную (форма №1-Т), утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
В Решении Верховного Суда РФ от 26.08.2009 № ГКПИ09-589 (Определение ВС РФ от 10.11.2009 № КАС09-515) прозвучало, что ТТН является единственным документом по учету движения товарно-материальных ценностей при перевозке груза автомобильным транспортом и учету работы перевозчика. При этом путевой лист грузового автомобиля, относящийся к первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, не позволяет учесть совершенные хозяйственные операции без представления товарно-транспортной накладной.
Данное нарушение может повлиять на непризнание транспортных расходов в целях исчисления налога на прибыль.

РИСК НЕПРИЗНАНИЯ РАСХОДОВ НА УСЛУГИ СВЯЗИ

К проверке представлены распорядительные документы о порядке, лимитах оплате телефонных разговоров за счет Клиента.
При этом некоторые работники используют собственные телефонные аппараты.
Если сотрудникам выдаются служебные телефонные номера (sim-карты), а сотрудники пользуются личными телефонами, за использование которых компенсация за использование личного имущества в служебных целях не выплачивается, существуют налоговые риски признания пользования чужим имуществом безвозмездным. Данная позиция Минфина России изложена, например, в его Письме от 04.02.2008 № 03-03-06/1/77.
Для исключения налоговых рисков в состав внереализационных доходов необходимо включить доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества. Также на практике существуют случаи, когда отсутствие телефонов на балансе организации трактуется налоговыми органами как отсутствие экономической обоснованности расходов на мобильную связь. Данная позиция налоговых органов может быть спорна. Арбитражная практика в таких ситуациях есть и в пользу налогоплательщиков (например, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 24.04.2007 № А56-33529/2006).
Рекомендуем выплачивать компенсацию или арендную плату работникам за использование личного имущества (телефонных аппаратов) в служебных целях.
К подтверждающим первичным учетным документам расходов на мобильные телефонные разговоры в данном случае относятся:
– должностные инструкции сотрудников или иные внутренние локальные акты (приказы, распоряжения, отчеты), указывающие на закрепление за конкретными сотрудниками Клиента служебных обязанностей по осуществлению телефонных переговоров с организациями из числа потенциальных заказчиков товаров (работ, услуг); утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
– соглашение об использовании имущества сотрудника в служебных целях или договор аренды имущества сотрудника;
– приказ об установлении размера платы за пользование личными мобильными телефонами в служебных целях;
– документ с личной росписью сотрудника, подтверждающий получение сотрудником телефонного номера (sim-карты);
– договор с оператором на оказание услуг связи с копией лицензии;
– детализированные счета оператора связи;
– документы (договоры, доверенности), в которых указаны соответствующие телефонные номера; отчеты сотрудника о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.
Аудиторская организация рекомендует учесть указанные замечания при формировании налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. А также учесть, что телефонные переговоры работников, стоимость которых учтена для налогообложения, должны вестись в рабочее время. В противном случае их также могут исключить из состава расходов по налогу на прибыль. Исключение: работодатель будет доплачивать за сверхурочную работу.

Из материалов аудиторских проверок, проводимых ООО “Академия успешного бизнеса”