Книга учета доходов и расходов: нюансы заполнения

В письме Минфина России от 16 января 2007 г. № 03-11-05/4 чиновники главного финансового ведомства согласились с тем, что «упрощенец» вправе вести в течение года Книгу учета доходов и расходов как вручную, так и в электронном виде. А вообще о нюансах заполнения этого бланка, читайте в нашей статье.
ВАРИАНТЫ ВЕДЕНИЯ КНИГИ

Книга учета доходов и расходов, организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (далее – Книга учета доходов и расходов), а также порядок ее заполнения утверждены приказом Минфина России от 30 декабря 2005 г. № 167н. Недавно в нее были внесены изменения приказом Минфина России, выпустив приказ от 27 ноября 2006 г. за № 152н.

Налоговый период по единому налогу установлен в размере календарного года (п. 1 ст. 346.19 Налогового кодекса РФ). Поэтому Книга учета доходов и расходов открывается на один календарный год

Все хозяйственные операции в Книге необходимо отражать в хронологическом порядке на основе первичных документов. В том случае, если в Книгу была внесена ошибочная запись, ее можно исправить. Исправление должно быть обосновано и подтверждено подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя). Под исправленной записью необходимо поставить дату и печать налогоплательщика.

Книга учета доходов и расходов состоит из Титульного листа и трех разделов. Раздел 1 предназначен для записи доходов и расходов за каждый квартал. В Разделе 2 рассчитываются расходы на покупку основных средств, уменьшающие доходы. Раздел 3 посвящен расчету налоговой базы по единому налогу.

Книгу учета доходов и расходов можно вести вручную и в электронном виде.

Первый вариант. Если записи в Книгу учета доходов и расходов делаются вручную, то книгу предварительно нужно прошнуровать, а страницы пронумеровать. На последней странице Книги необходимо указать число содержащихся в ней страниц. Эта запись заверяется подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и печатью налогоплательщика.

В начале года Книгу необходимо представить в налоговую инспекцию для того, чтобы налоговый инспектор ее подписал и поставил штамп.

Второй вариант. Книгу учета доходов и расходов можно вести не только на бумажных носителях, но и в электронном виде с использованием компьютерной техники. В этом случае распечатывать листы Книги учета доходов и расходов необходимо по окончании каждого отчетного (налогового периода). В конце года листы Книги прошиваются и пронумеровываются. Количество страниц, указанное на последней странице Книги, заверяется подписью руководителя и печать. В таком виде Книга учета доходов и расходов представляется в налоговую инспекцию вместе с налоговой декларацией по единому налогу за год.

Впрочем, если налогоплательщик начнет делать записи вручную, а затем захочет вести книгу в электронном виде, не вправе так поступить. Подобную ситуацию прокомментировали специалисты главного финансового ведомства в письме от 16 января 2007 г. № 03-11-05/4. В письме чиновники пришли к выводу, что «упрощенцы» могут перейти на ведение книги учета доходов и расходов в электронном виде в течение года (налогового периода). Минфин в таких действиях нарушений не видит. Специалисты лишь подчеркнули, что при ведении книги в электронном виде налогоплательщики обязаны по окончании каждого квартала выводить ее на бумагу.

После окончания налогового периода Книга учета доходов и расходов подлежит хранению в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ).

ЧТО ГРОЗИТ, ЕСЛИ КНИГУ НЕ ВЕСТИ

Чиновники дали развернутый ответ в письме Минфина России от 31 марта 2005 г. № 03-02-07/1-85.

Пунктом 3 статьи 4 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, освобождаются от обязанности ведения бухгалтерского учета, если иное не предусмотрено названным Законом.

Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном главой 26.2 Налогового кодекса РФ.

В соответствии с пунктом 1 статьи 346.24 Налогового кодекса РФ налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, обязаны вести налоговый учет показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы налога, на основании книги учета доходов и расходов.

Из указанных законодательных норм, а также целей ведения книги учета доходов и расходов прямо не следует, что названная книга является регистром бухгалтерского учета.

Статья 120 Налогового кодекса РФ предусматривает ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей указанной статьи понимается, в частности, отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета.

В данной статье не указано, что отсутствие регистров налогового учета и Книги учета доходов и расходов является основанием для взыскания соответствующих штрафов.

Чиновники считают, что в случае если книга учета доходов и расходов не заверена в установленном порядке в налоговом органе, данное обстоятельство может рассматриваться как отсутствие книги учета доходов и расходов. В этом случае организация может быть привлечена к ответственности, предусмотренной статье 126 Налогового кодекса РФ.

Итак, по мнению минфиновцев, налогоплательщики, которые работают по «упрощенке» и при этом не ведут книгу учета доходов и расходов, оштрафованы по статье 120 Налогового кодекса РФ, быть не могут. То же самое можно сказать и про случаи, когда книга есть, но заполнена с ошибками или не заверена в инспекции.

Как справедливо отметили специалисты Минфина России санкции по статье 120 Налогового кодекса РФ можно, только если отсутствуют регистры бухгалтерского учета. Книга учета доходов и расходов является регистром налоговым. Это следует из статьи 346.24 Налогового кодекса РФ. Ведь книга ведется для того, чтобы определить сумму единого налога. А за отсутствие налогового регистра оштрафовать на 5000 руб. по статье 120 нельзя. В этой статье также не предусмотрена и ответственность за неверно составленные налоговые регистры, и за то, что они не заверены в инспекции. За эти нарушения наказывают по статье 126 Налогового кодекса РФ. Сумма штрафа составляет 50 руб.

И.С НЕМЧАНИНОВ, налоговый консультант ООО «Академия успешного бизнеса»
Журнал «РОСБУХ», январь 2007