Особенности учета материальных расходов в рознице и общепите

Магазины и рестораны, которые работают по упрощенной системе налогообложения вправе учесть при расчете единого налога материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). Правда у них есть свои особенности. Об этом в нашем материале.

Расходы на сырье

Согласно пункту 2 статьи 254 Налогового кодекса РФ в стоимость сырья помимо цены приобретения включаются также:
– комиссионные вознаграждения, уплаченные посредническим организациям;
– ввозные таможенные пошлины и сборы;
– расходы на транспортировку;
– другие затраты, связанные с приобретением материальных ценностей.
Для того чтобы эти затраты были признаны расходами в целях расчета единого налога, они должны быть оплачены. Таким образом, если в ходе приобретения материалов организация понесла дополнительные затраты, то стоимость материалов можно будет признавать в качестве расходов только при одновременном выполнении трех условий:
– стоимость материалов оплачена поставщику;
– материалы списаны в производство;
– затраты, связанные с приобретением материалов, оплачены.
Организация может уменьшить свой доход на стоимость сырья и материалов при соблюдении двух условий:
• сырье отпущено в производство (ст. 254 Налогового кодекса РФ);
• стоимость сырья оплачена поставщикам (п. 2 ст. 318 Налогового кодекса РФ).
Для отражения затрат на материалы в Книге учета необходимы как минимум три документа. Первый – это накладная, по которой материалы были оприходованы на склад предприятия от поставщика. Она подтверждает, что право собственности на эти материалы перешло к покупателю. Второй – это внутренняя накладная, требование-накладная или лимитно-заборная карта. На основании этих документов материалы передаются в производство. И третий документ – платежное поручение с отметкой банка или квитанция к приходному кассовому ордеру, которые указывают на то, что материалы оплачены.
В графе 2 первого раздела Книги учета нужно указать номер и дату документа, на основании которого материалы были переданы в производство, а также номер и дату документа на оплату приобретенных материалов.
Обратите внимание: с 2009 года из Налогового кодекса РФ исключено положение, согласно которому расходы по приобретению сырья и материалов учитываются в составе расходов по мере списания данного сырья и материалов в производство. Это значит, что стоимость продуктов, которые купили для приготовления блюд, можно списать в расходы сразу после оплаты.

Расходы на коммунальное обслуживание

Коммунальные платежи в закрытом перечне расходов отдельно не упомянуты. Однако это не значит, что их нельзя учесть при расчете единого налога.
Согласно подпункту 5 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ в состав материальных расходов включаются расходы на приобретение топлива, воды и энергии всех видов, которые расходуются на технологические цели, выработку всех видов энергии и отопление зданий. Поэтому коммунальные платежи уменьшают доходы при расчете единого налога. В этом случае они отражаются в Книге учета доходов и расходов на основании актов, которые выдает снабженческая организация. Понятно, что коммунальные расходы должны быть оплачены. При этом не имеет значения, какой деятельностью занимается организация или предприниматель – производственной, торговой либо любой другой. Ведь без электроэнергии, отопления и водоснабжения невозможно вести никакую деятельность. А значит это расходы обоснованные.
Еще один вид коммунальных расходов, упомянутых в статье 346.16 Налогового кодекса РФ. Это затраты на вывоз твердых бытовых отходов.

Расходы на оплату работ и услуг сторонних организаций

Расходы на оплату работ и услуг сторонних организаций прямо в статье 346.16 Налогового кодекса РФ не упомянуты. Однако они входят в состав материальных расходов организаций, уплачивающих налог на прибыль (подп. 6 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ). Очевидно, что перечень материальных расходов для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения, должен быть точно таким же, как и у фирм, уплачивающих налог на прибыль при общем же режиме налогообложения.
То есть организации, уплачивающие единый налог с разницы между доходами и расходами, могут учесть стоимость работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
К работам (услугам) производственного характера относятся выполнение отдельных операций по производству (изготовлению) продукции, выполнению работ, оказанию услуг, обработке сырья (материалов), контроль над соблюдением установленных технологических процессов, техническое обслуживание основных средств и другие подобные работы.
Налоговики на местах настаивают, что для определения того, можно ли считать работы (услуги) производственными, необходимо  обращаться к Общероссийскому классификатору услуг населению (ОКУН) и ГОСТам.
Так, в соответствии с ОКУН к услугам общественного питания, в частности, относятся «услуги по организации музыкального обслуживания» (код 122501). Кроме того, ГОСТ Р 50762-95 «Общественное питание. Классификация предприятий» предусматривает требование наличия музыкального обслуживания (выступления вокально-инструментальных ансамблей, солистов) только в ресторанах класса «люкс» и «высший». В связи с этим столичные налоговики делают вывод, что только рестораны указанных категорий вправе включать в состав материальных расходов при расчете единого налога стоимость услуг по музыкальному обслуживанию.
Конечно, этот подход неверен. Решая вопрос о том, являются ли конкретные работы или услуги, которые оказывают сторонние организации, производственными, нужно исходить из их характера. И уж никак не из требований ГОСТа, на который, конечно, можно ориентироваться, но который ни в какой мере не относится к законодательству о налогах и сборах.
Расходы на оплату услуг сторонних организаций по санитарно-микробиологическим исследованиям, по обучению работников с занесением записей в медицинские книжки работников, проведению медицинского осмотра персонала и дератизации помещений и оборудования могут также учитываться при определении налоговой базы по единому налогу.
Дело в том, что указанные мероприятия проводятся в соответствии с Санитарными правилами «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий. СП 1.1.1058-01», утвержденными 10 июля 2001 г. Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации. В пункте 2.4. упомянутого документа как раз и сказано к производственному контролю отнесены в том числе организация медицинских осмотров, профессиональной гигиенической подготовки и аттестации должностных лиц и работников организаций, деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, а также контроль за наличием сертификатов, санитарно-эпидемиологических заключений, личных медицинских книжек работников.
Согласны с таким подходом и чиновники. Так в письме от 6 сентября 2005 г. № 03-11-04/2/66 Минфин России разъяснил, что расходы по оплате услуг организаций по дератизации помещения торгового комплекса, по оплате услуг Госсанэпиднадзора по уборке торгового зала учитываются в составе материальных расходов как расходы по контролю за соблюдением технологических процессов и техническому обслуживанию основных средств.

Затраты на хозяйственные нужды

Кафе и рестораны, а также магазины, которые применяют упрощенную систему налогообложения, обязаны обеспечивать нормальные санитарно-гигиенических условия и содержать в чистоте помещения, где они ведут деятельность. Скажем, такое требование закреплено в СанПиН 2.3.6.1079-01 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям общественного питания, изготовлению и оборотоспособности в них пищевых продуктов и продовольственного сырья» (утверждены постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 8 ноября 2001 г. № 31)
Текущая уборка проводится постоянно, своевременно и по мере необходимости. В производственных цехах ежедневно проводится влажная уборка с применением моющих и дезинфицирующих средств. После каждого посетителя обязательна уборка обеденного стола.
Для этого, организации общепита должны закупать хозяйственные товары и товары бытовой химии, а также туалетную бумагу, одноразовые бумажные полотенца, салфетки, туалетное мыло, губки для посуды, салфетки из нетканого материала. А также чистящие средства, пакеты для мусора, освежители воздуха.
Все эти затраты организация вправе учесть при расчете единого налога в качестве материальных расходов. Дело в том, что на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ к таковым расходам, в частности, относятся затраты налогоплательщика на приобретение материалов, используемых на производственные и хозяйственные нужды (проведение испытаний, контроля, содержание, эксплуатацию основных средств и иные подобные цели).
Следовательно, суммы, потраченные упрощенцем на покупку хозяйственных товаров и предметов бытовой химии, относятся к расходам на хозяйственные нужды. А раз так, фирма может уменьшить на них свои налогооблагаемые доходы. Однако учтите: тут не стоит забывать о принципах признания расходов – они должны быть обоснованны и документально подтверждены (ст. 252 Налогового кодекса РФ). Если со вторым условием все ясно – у бухгалтера наверняка на руках будут документы: чеки, накладные, счета-фактуры и т.п., то в отношении обоснованности возникают вопросы: есть ли какие-нибудь нормы списания расходов на хозяйственные нужды. Минфин России в письме от 1 сентября 2006 г. № 03-11-04/2/182 указывает, что таких норм нет. Стоимость товарно-материальных ценностей, включаемых в материальные расходы, определяется исходя из цен их приобретения (без учета НДС и акцизов), включая комиссионные вознаграждения, уплачиваемые посредническим организациям, ввозные таможенные пошлины и сборы, расходы на транспортировку и иные затраты, связанные с приобретением хозяйственных товаров.
По этой же причине в расходы можно списать средства, истраченные на санобработку и дезинфекцию.

Расходы на обслуживание ККТ

Согласно подпункту 35 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ в расходы магазинов и ресторанов включаются затраты на обслуживание контрольно-кассовой техники. Надо сказать, что проблем со списанием подобных затрат не возникало и прежде, хотя они не было прямо упомянуты.
Дело в том, что организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, обязаны вести кассовые операции в соответствии с установленным порядком. На этом настаивает пункт 4 статьи 346.11 Налогового кодекса РФ. То есть соблюдать Порядок ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением Совета Директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40) и положения, предусмотренные Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт».
Таким образом, применение ККТ является обязанностью каждой организации (предпринимателя), использующей упрощенный режим налогообложения.
Подпунктом 6 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ предусмотрено, что к материальным расходам относятся затраты налогоплательщика на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями.
К работам (услугам) производственного характера относятся выполнение отдельных операций по оказанию услуг, техническое обслуживание основных средств и другие подобные работы.
То есть фирмы и предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения и рассчитывающие единый налог с доходов за минусом расходов, вправе учитывать в составе расходов затраты по техническому обслуживанию (ЦТО) и ремонту ККТ, произведенные согласно договору с центром технического обслуживания. Ведь данные затраты относятся к материальным расходам (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
По мнению налоговиков, чтобы включить затраты по техническому обслуживанию и ремонту ККТ для этого необходимо одновременное выполнение сразу двух условий:
– расходы по договору с центром технического обслуживания должны быть фактически оплачены;
– работы (услуги) по договору должны быть фактически выполнены.
Однако договор с ЦТО заключается на определенный период, в течение которого центр обязуется установить ККТ, проводить планово-профилактические работы, гарантийный ремонт, доставлять расходные материалы и т. д. И, как правило, деньги вносят единовременно. В этом случае сумму оплаты по договору с ЦТО включают в состав расходов постепенно частями в течение срока, на который заключен договор.
В составе расходов можно также учесть стоимость контрольно-кассовых лент, красящих лент и краску для печатающего механизма ККТ. А также стоимость использованных тонеров, картриджей, чековой ленты, при условии, что аппараты – POS-терминалы (письмо Минфина России от 17 мая 2005 г. № 03-03-02-04/1/123).

Расходы на форменную одежду

Работники ресторанов и магазинов носят форменную одежду. Форменная одежда предназначена содержать и доводить до сведения потребителей наглядную информацию о принадлежности работника к конкретной организации. Поэтому форменная одежда должна быть выполнена в единой цветовой гамме и содержать товарный знак или логотип фирмы, ее символику. Причем товарный знак (логотип, символика) должен быть нанесен непосредственно на одежду, а не содержаться на значке, галстуке или косынке или жилете. Об этом сказано в письме Минфина России от 1 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/99.
Форменную одежду обязаны носить одежды некоторые категории. Это продиктовано требованиями законодательства и отраслевыми нормами. В частности, персонал торгового зала на предприятиях торговли должен быть одет в форменную одежду. Об этом сказано в письме Росторга от 11 июля 1995 г. № 1-952/32-9 «Об аттестации предприятий торговли и общественного питания».
Подобное требование установлено и для персонала ресторанов и баров любого класса (люкс, высший, первый) в ГОСТе Р 50762-95, утвержденном постановлением Госстандарта России от 5 апреля 1995 г. № 198.
Также заметим, что на основании пункта 13.4 СанПиН 2.3.6.1079-01 « О введении в действие санитарных правил» (утверждены постановлением Минздрава России  от 8 ноября 2001 г. № 31) работники организации обязаны соблюдать следующие правила личной гигиены:
– оставлять верхнюю одежду, обувь, головной убор, личные вещи в гардеробной;
– перед началом работы тщательно мыть руки с мылом, надевать чистую санитарную одежду, подбирать волосы под колпак или косынку или надевать специальную сеточку для волос;
– работать в чистой санитарной одежде, менять ее по мере загрязнения;
– при посещении туалета снимать санитарную одежду в специально отведенном месте, после посещения туалета тщательно мыть руки с мылом;
– при появлении признаков простудного заболевания или кишечной дисфункции, а также нагноений, порезов, ожогов сообщать администрации и обращаться в медицинское учреждение для лечения;
– сообщать обо всех случаях заболеваний кишечными инфекциями в семье работника;
– при изготовлении блюд, кулинарных изделий и кондитерских изделий снимать ювелирные украшения, часы и другие бьющиеся предметы, коротко стричь ногти и не покрывать их лаком, не застегивать спецодежду булавками;
– не курить и не принимать пищу на рабочем месте (прием пищи и курение разрешаются в специально отведенном помещении или месте).
Форменная одежда может предоставляться работнику:
– для использования только на работе (в этом случае право собственности на одежду остается у предприятия);
– в личное постоянное пользование (в этом случае право собственности на одежду переходит к работнику).

И.А. Феоктистов, налоговый консультант ООО «Академия успешного бизнеса»
Журнал «РОСБУХ», октябрь 2008 года