Как оформить документы при использовании автомобиля руководителя

В организации для доставки малогабаритных грузов использовался автомобиль руководителя. Можно ли произвести выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и как правильно в этом случае оформить документы?
Да, конечно, можно, при этом еще и сэкономив на налоге на прибыль, страховых взносах и НДФЛ.
Однако учтите: для налогообложения прибыли компенсации нормируются. Лимиты установлены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 и составляют для: легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 1200 руб. в месяц; свыше 2000 куб. см. – 1500 руб. в месяц.
По мнению инспекторов, эти нормы распространяются и на НДФЛ (см. Письма: Минфина России от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419@). Другое дело – страховые взносы: их не нужно платить со всей суммы компенсации.
Для использования этих льгот необходимо правильно оформить документы. В организации должны быть:
– приказ руководителя об использовании авто и утверждении суммы компенсации;
– дополнительное соглашение к трудовому договору сотрудника об использовании его машины;
– копия технического паспорта машины работника;
– путевые листы или иные подобные документы, подтверждающие использование техники в служебных целях.
Имейте в виду: выгоднее использовать имущество, принадлежащее работнику, по договору аренды. Судите сами: арендную плату полностью без ограничений предприятие сможет учесть в составе расходов согласно подпункту 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Кроме того, вправе оно отразить и расходы, связанные с содержанием арендованного имущества. Конечно, если в договоре аренды указано, что их финансирует арендатор. Помимо договора основанием списания указанных затрат будут акты, а также:
– копия технического паспорта машины работника;
– путевые листы или иные подобные документы, подтверждающие использование техники в служебных целях.
Не нужно облагать арендную плату и страховыми взносами. А вот НДФЛ с арендной платы работнику заплатить придется. Потому что она признается его доходом и облагается налогом в полной сумме по ставке 13% (30%).

Отвечала МИТЮКОВА Э.С., управляющий партнер ООО «Академия успешного бизнеса» www.sba-consult.ru