Типичные ошибки при подсчете отпускных

Все мы любим отдыхать. И если для кого-то отпуск в радость, то для бухгалтера – это работа. Ведь кто, как не бухгалтер, должен правильно рассчитать отпускные, принимая во внимание всевозможные нюансы. Чтобы не попасть впросак, учимся на ошибках.

ОШИБКА 1. РАБОТНИКА ОТЗЫВАЮТ ИЗ ОТПУСКА ДОСРОЧНО. ОТПУСКНЫЕ НЕ ПЕРЕСЧИТЫВАЮТСЯ

Согласно статье 125 Трудового кодекса РФ, с согласия работника он может быть отозван из отпуска. Есть категории, прервать отдых которых нельзя. Это сотрудники в возрасте до восемнадцати лет, беременные женщины и работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Дни, которые человек так и не отгулял, нужно предоставить в удобное для него время в течение текущего года или по желанию работника можно увеличить его отпуск в следующем году.

Если отпуск работника прервался, пусть даже на один день, отпускные надо будет пересчитать. Когда работник пожелает использовать эти дни отпуска, ему необходимо заново рассчитать средний заработок.

ОШИБКА 2. СОТРУДНИК УХОДИТ В ОТПУСК С 1 НОЯБРЯ. ЗАРПЛАТА ЗА ОКТЯБРЬ ЕЩЕ НЕ НАЧИСЛЕНА. ПРИ РАСЧЕТЕ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА В РАСЧЕТНЫЙ ПЕРИОД БЫЛИ ВКЛЮЧЕНЫ СЕНТЯБРЬ, АВГУСТ И ИЮЛЬ

Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. В свою очередь, статья 139 предписывает: средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляются за последние три календарных месяца. Вот и получается, раз сотрудник уходит в отпуск с 1 ноября, то в расчетный период войдут октябрь, сентябрь и август.

При этом даже если точный размер октябрьской зарплаты отпускника еще не известен, переносить расчетный период организация не вправе. В подобном случае, определяя средний заработок, следует учитывать уже известную часть зарплаты за октябрь. А после того, как будет установлена ее окончательная сумма, нужно скорректировать размер среднего заработка и доплатить сотруднику отпускные.

Не включив в расчетный период октябрь, бухгалтер неправильно определил сумму отпускных. В результате можно занизить и налог на прибыль. Ведь в пункте 7 статьи 255 Налогового кодекса РФ сказано, что отпускные относятся к расходам на оплату труда. Они уменьшают налогооблагаемый доход организации.

ОШИБКА 3. НЕДЕЛЬНЫЙ ОТПУСК СОТРУДНИКА ПРИШЕЛСЯ НА ПРАЗДНИК. ОТПУСКНЫЕ БЫЛИ РАССЧИТАНЫ И ЗА ПРАЗДНИЧНЫЙ ДЕНЬ

Согласно статье 120 Трудового кодекса РФ, продолжительность отпуска исчисляется в календарных днях. Но праздники, которые приходятся на это время, в нее не включаются и не оплачиваются.

Согласно статье 112 Трудового кодекса РФ, нерабочими праздничными днями в Российской Федерации являются: 1, 2, 3, 4 и 5 января – Новогодние каникулы; 7 января – Рождество Христово; 23 февраля – День защитника Отечества; 8 марта – Международный женский день; 1 мая – Праздник Весны и Труда; 9 мая – День Победы; 12 июня – День России; 4 ноября – День согласия и примирения.

Если на отдых сотрудника выпадает праздник, за этот день отпускные не начисляются, и в общее время отпуска он не входит. Следовательно, фирма должна предоставить сотруднику еще один оплаченный день отдыха. В итоге работнику заплатят за семь дней, а отдыхать он будет восемь. В описанной ситуации бухгалтер ошибся, посчитав отпускные за праздничный день и увеличив на один день отпуск.

ОШИБКА 4. РАСЧЕТНЫЙ ПЕРИОД ОТРАБОТАН НЕ ПОЛНОСТЬЮ. БУХГАЛТЕР ОШИБСЯ, ОПРЕДЕЛЯЯ КАЛЕНДАРНЫЕ ДНИ

В статье 139 Трудового кодекса РФ сказано, что отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск рассчитываются исходя из среднего заработка работника за последние двенадцать календарных месяцев. Его определяют так. Складывают зарплату за последние 12 месяцев, а результат делят на 12 и на среднемесячное число календарных дней – 29,4. Таким образом, получают среднедневной заработок. Эту величину умножают на число календарных дней отпуска.

Если сотрудник отработал не полностью, то сначала среднемесячное число календарных дней (29,4) умножают на количество полностью отработанных месяцев. Далее к полученному результату прибавляют количество календарных дней в тех месяцах, которые отработаны не полностью. Как рассчитать такие календарные дни? Ответ дан в пунктах 9 и 10 Положения об исчислении среднего заработка. Для этого число фактически отработанных дней нужно умножить на соответствующий коэффициент. Причем коэффициент зависит от того, какая рабочая неделя установлена на предприятии. Так, если там 5-дневная рабочая неделя, то применяется коэффициент 1,4, а если 6-дневная, то – 1,2.

ОШИБКА 5. РАБОТНИКАМ – СТУДЕНТАМ ВУЗОВ ПРЕДОСТАВЛЕНЫ ОПЛАЧИВАЕМЫЕ ОТПУСКА ДЛЯ СДАЧИ ЭКЗАМЕНОВ. НА СУММЫ ОТПУСКНЫХ НЕ НАЧИСЛЕН ЕСН

Согласно пункту 1 статьи 236 Налогового кодекса РФ, единым социальным налогом облагаются выплаты в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, которые связаны с выполнением работ и оказанием услуг.

Подпункт 13 статьи 255 Налогового кодекса РФ определяет: к расходам на оплату труда относят зарплату, сохраняемую в соответствии с законодательством Российской Федерации на время учебных отпусков, предоставляемых работникам налогоплательщика.

Работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения высшего профессионального образования независимо от их организационно-правовых форм по заочной и очно-заочной (вечерней) формам обучения, успешно обучающимся в этих учреждениях, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для сдачи итоговых государственных экзаменов – один месяц. Об этом сказано в статье 173 Трудового кодекса РФ.

Следовательно, суммы оплаты вышеуказанных отпусков должны включаться в облагаемую ЕСН базу. Таким образом, в организации была занижена сумма соцналога.

ОШИБКА 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЛАЧИВАЛА РАБОТНИКАМ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОТПУСКА. ПРИ РАСЧЕТЕ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ ОНИ НЕ УЧИТЫВАЛИСЬ. ОДНАКО ВКЛЮЧАЛИСЬ В НАЛОГОВУЮ БАЗУ ПО ЕСН

Организации могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами.

В соответствии с пунктом 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ выплаты не признаются объектом налогообложения единым социальным налогом, если у налогоплательщиков организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль в текущем отчетном (налоговом) периоде.

В свою очередь, подпункт 24 статьи 270 Налогового кодекса РФ определяет: расходы на оплату дополнительно предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством) отпусков работникам (в том числе женщинам, воспитывающим детей) при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются.

Так как дополнительные отпуска при расчете налога на прибыль не учитываются, то и начислять ЕСН на эти суммы не нужно. Поэтому организация неправомерно включила в налоговую базу по соцналогу суммы оплаты за дополнительно предоставленные отпуска, что привело к завышению налога. Одновременно организация занизит и налог на прибыль. Правда при условии, что сумма единого социального налога, исчисленная за дополнительно предоставленные отпуска, в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ будет включена в состав прочих расходов.

ОШИБКА 7. ОТПУСК РАБОТНИКА ПОПАЛ НА ДЕКАБРЬ–ЯНВАРЬ. ОТПУСКНЫЕ БЫЛИ РАССЧИТАНЫ И ВЫПЛАЧЕНЫ В ДЕКАБРЕ. ЕСН И ПЕНСИОННЫЕ ВЗНОСЫ НАЧИСЛЕНЫ ПО ЧАСТЯМ

Согласно статье 242 Налогового кодекса РФ, отпускные признаются выплаченными в день, когда они начислены. Тогда же нужно посчитать ЕСН и пенсионные взносы. А перечислить их в данном случае нужно не позднее 15 января. Таким образом, ЕСН и пенсионные взносы нужно начислить сразу на всю сумму отпускных (и декабрьских, и январских), а не по частям.

К такому же мнению пришел и Минфин России в письме от 22 апреля 2002 г. № 4-04-04/55. Момент расчета ЕСН зависит от того, когда отпускные были начислены. В своих разъяснениях чиновники указывают, что ЕСН и пенсионные взносы бухгалтер рассчитывает исходя только из тех выплат, которые начислены работнику за данный месяц. Поэтому если отпускные были начислены полностью в декабре, их надо учитывать при расчете декабрьского ЕСН и взносов за этот же месяц.

Теперь что касается НДФЛ. Тут существуют две позиции. Налоговики считают, что перечислить весь НДФЛ нужно, когда фирма сняла в банке деньги на зарплату за месяц, в котором были выданы отпускные (письмо УМНС по г. Москве от 11 июня 2002 г. № 28-11
/26610).

Вторая точка зрения такова – перечислять налог надо в тот день, когда организация получила в банке деньги на зарплату за месяц, на который пришелся отпуск работника. Пункт 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ гласит: зарплата за текущий месяц признается доходом в его последний день. То же касается и отпускных. Сумму налога удерживают в тот момент, когда деньги выдают сотруднику. А вот перечислить НДФЛ необходимо не позднее того дня, в который бухгалтер получил в банке деньги на зарплату сотрудников фирмы или перевел их на лицевые счета с расчетного счета организации (п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ). Такой подход подтверждает и Порядок заполнения налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц. Ипользовать эту форму можно и в отношении доходов, выплаченных сотрудникам в 2005 году. В разделе 3 Порядка сказано, что в налоговой карточке суммы отпускных указываются в поле того месяца, за который они начислены.

То есть, по мнению налоговиков, налог с отпускных за декабрь–январь нужно заплатить в тот день, когда организация получает в банке деньги на зарплату декабря. Если следовать второй точке зрения, НДФЛ с декабрьских отпускных нужно перечислить в день, когда банк выдал деньги на зарплату декабря. А налог с отпускных за январь фирма может направить в бюджет позже, когда выдаст зарплату за этот месяц. Ведь именно в последний день января отпускные, приходящиеся на этот месяц, станут доходом сотрудника.

И наконец, налог на прибыль. Если фирма применяет метод начисления, то отпускные включаются в расходы в том месяце, когда они начислены. На этом настаивает пункт 4 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Поэтому если отпускные начисляют сразу – за декабрь–январь – в декабре, то они попадут в расходы этого месяца. При кассовом методе отпускные относятся на расходы в момент выплаты.

ОШИБКА 8. СОТРУДНИКУ, УЖЕ ОТГУЛЯВШЕМУ ОТПУСК, ВЫДАЛИ ПРЕМИЮ ПО ИТОГАМ РАБОТЫ ЗА ГОД. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОНАЧИСЛИЛА ОТПУСКНЫЕ. НАЛОГИ ЗА ПЕРИОД, КОГДА СОТРУДНИК БЫЛ В ОТПУСКЕ, НЕ ПЕРЕСЧИТЫВАЛИСЬ

В соответствии с пунктом 14 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 . № 13) вознаграждения, начисленные за тот месяц, в котором сотрудник ушел в отпуск, брать в расчет не надо. Исключение составляет премия по итогам года – ее нужно учитывать независимо от того, когда она начислена.

Поэтому получается, что если работнику были рассчитаны отпускные без учета годовой премии (по причине того, что она была начислена позже), отпускные нужно пересчитать. Необходимо пересчитать и налоги. Ведь, согласно пункту 1 статьи 54 Налогового кодекса РФ, обнаружив ошибку, бухгалтер должен скорректировать данные того периода, в котором он ее совершил.

И хотя перерасчет отпускных не является исправлением ошибки, все равно тут действует тот же принцип. То есть пересмотреть суммы ЕСН, страховых взносов, НДФЛ и налога на прибыль за тот период, когда деньги были выданы отпускнику, придется.

Однако есть альтернативная точка зрения – пересчитывать налоги нет необходимости. Во-первых, отпускные увеличивают расходы в том периоде, когда премия начислена. Тогда же нужно рассчитать ЕСН, пенсионные взносы и НДФЛ. То есть важен момент, когда бухгалтер доначислил отпускные. Во-вторых, корректировать показатели того месяца, когда были выданы деньги, не нужно. Налоги нужно пересчитать, если имела место ошибка. В данном же случае никакой ошибки нет, фирма рассчитывала отпускные и платила с них налоги строго в соответствии с требованиями законодательства.

ОШИБКА 9. РАБОТНИК УШЕЛ В ОТПУСК В ДЕКАБРЕ. В ЭТОМ ЖЕ МЕСЯЦЕ ЕМУ НАЧИСЛИЛИ ПРЕМИЮ ЗА III КВАРТАЛ И ВЫПЛАТИЛИ ВМЕСТЕ С ДЕКАБРЬСКОЙ ЗАРПЛАТОЙ. БУХГАЛТЕР ДОНАЧИСЛИЛ ОТПУСКНЫЕ

Согласно пункту 14 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, определяя средний заработок, надо принимать во внимание квартальные премии, начисленные за расчетный период. И здесь идет речь только о премиях, которые начислены в пределах расчетного периода.

В соответствии со статьей 139 Трудового кодекса РФ отпускные рассчитываются исходя из зарплаты за последние 12 календарных месяцев. В данном случае расчетный период – это декабрь 2006 года и ноябрь 2007 года. Премия по итогам работы за III квартал начислена не в это время. А раз так, то она в расчет не попадет и пересчитывать отпускные не нужно. Поступив по-другому, бухгалтер завысил сумму отпускных и занизил налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

И. А. Феоктистов, руководитель отдела налогового консультирования ООО «Академия успешного бизнеса»
Журнал «РОСБУХ», сентябрь 2007