Ошибки при возмещении командировочных расходов

В данной статье мы поговорим о том, какие ошибки обычно допускают бухгалтера при расчете командировочных.

Ошибка 1. Учтены при налогообложении прибыли командировочные расходы при отсутствии приказа руководителя, служебного задания, недооформленного командировочного удостоверения

Если сотрудник направляется в командировку, отдел кадров должен позаботиться о том, чтобы были оформлены следующие документы. Это приказ о направлении работника в командировку, служебное задание и командировочное удостоверение. Бланки этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Приказ о направлении работника в командировку по форме № Т-9 издают, если в командировку едет один сотрудник. Когда командируют несколько работников – форму № Т-9а.

Служебное задание для направления в командировку составляют по форме № Т-10а. Эта бумага необходима для бухгалтерии фирмы – на ее основании определяют, куда отнести командировочные расходы. Скажем, сотрудник едет, чтобы получить купленное оборудование. Тогда расходы включают в дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Командировочное удостоверение подтверждает факт нахождения работника в командировке и количество дней, проведенных там. Этот документ служит основанием для выплаты работнику суточных.

Обратите внимание: если сотрудник командируется за рубеж, то указанное удостоверение оформлять не нужно. В данном случае подтверждать факт нахождения сотрудника в командировке будут отметки в его загранпаспорте. Также можно не оформлять командировочное удостоверение при однодневных командировках (п. 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62).

Если какой-то из перечисленных документов недооформлен или попросту отсутствует, при налоговой проверке инспектор может отказаться принять расходы на командировку в уменьшение налогооблагаемой прибыли как документально необоснованные.

Организации могут уменьшать налогооблагаемую прибыль на основании любых документов, так или иначе подтверждающих произведенный расход. В качестве примера в обновленной статье 252 Налогового кодекса РФ названы:

– бумаги, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты;
– таможенная декларация;
– приказ о командировке;
– проездные документы;
– отчет о выполненной по договору работе.

Значит для того, чтобы списать, скажем, суточные, бухгалтер может не требовать с работника командировочное удостоверение с отметкой принимающей стороны. Для подтверждения расхода будет достаточно распоряжения руководителя о командировке.

Ошибка 2. Работникам, вернувшимся из командировки, оплачены расходы на посещение сауны, включенные в счет гостиницы. На сумму оплаты начислен ЕСН

Статья 252 Налогового кодекса РФ называет два критерия признания расходов: они должны быть обоснованы и документально подтверждены. В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. То есть те, которые направлены на получение дохода.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Подпункт 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ, запрещает учитывать для налогообложения расходы, не соответствующие критерию экономической оправданности. Исходя из этого расходы на посещение сауны не могут быть признаны в налоговом учете.

Согласно пункту 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ выплаты (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения ЕСН, если они не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде.

Таким образом, в налоговую базу для начисления ЕСН не следует включать затраты по оплате работникам расходов на посещение сауны в командировках, потому что эти расходы не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Ошибка 3. В проездных документах НДС отдельно выделен не был. Бухгалтер самостоятельно рассчитал налог и принял его к вычету

НДС по расходам на проезд в командировку и обратно принимается к вычету на основании проездных документов. При этом счет-фактура не требуется. Это признают и налоговики.

Однако вычет возможен, если сумма налога была выделена в билете отдельной строкой. Между тем ни в авиабилетах, ни в железнодорожных билетах НДС не выделяется. Перевозчики ссылаются на нормы Налогового кодекса РФ. В частности, пункт 6 статьи 168 Налогового кодекса РФ при реализации товаров (работ, услуг) населению не требует выделять в чеках и других выдаваемых покупателю документах налог на добавленную стоимость.

Поэтому если в билете нет никаких указаний на НДС, то всю сумму по данному документу можно отнести на затраты. Дело в том, что в главе 21 Налогового кодекса РФ ничего не сказано о том, что бухгалтер вправе выделять НДС самостоятельно и принимать его к вычету. Такого же мнения придерживаются и чиновники, в частности в письме Минфина России от 4 декабря 2003 г. № 04-03-11/100.

Ошибка 4. Учтены при налогообложении прибыли суточные, выплаченные сверх норм установленных Правительством РФ

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ суточные или полевое довольствие учитываются при расчете налога на прибыль в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ от 8 февраля 2002 г. № 93. Суточные, превышающие установленные нормы, не уменьшают налогооблагаемый доход фирмы. Такое правило прописано в пункте 38 статьи 270 Налогового кодекса РФ. Следовательно, включив сверхнормативные суточные в расходы, предприятие занизило налог на прибыль.

Ошибка 5. Начислены ЕСН и НДФЛ с суточных, выплаченных сверх норм, установленных Минфином России

Статья 168 Трудового кодекса РФ позволяет фирмам самостоятельно устанавливать нормы командировочных расходов. Поэтому с расходов на проживание по нормам, предусмотренным трудовым или коллективным договором, платить НДФЛ, ЕСН и пенсионные взносы не нужно. Хотя чиновники и против такого подхода.

Надо сказать, что суды на самом высоком уровне поддерживают такую точку зрения. Так, ВАС РФ в решении от 26 января 2005 г. № 16141/04 пришел к выводу, что НДФЛ с суточных, превышающих 100 руб., платить не нужно. Обосновывая свою точку зрения, суд указал, что постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 применяется только при расчете налога на прибыль, а постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 и приказ Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н предназначены исключительно для бюджетных организаций. Общий же порядок, по которому следует выплачивать командировочные, предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ.

А там как раз говорится, что размер суточных устанавливается в коллективном договоре или в другом внутреннем документе предприятия.

Подобный вердикт Президиум ВАС РФ вынес и в отношении ЕСН и пенсионных взносов.

В постановлении от 26 апреля 2005 г. № 14324/04 судьи пришли к выводу, что, когда нормативы, предусмотренные для расчета одного налога, предназначаются и для другого налога, в законе используется такой прием как прямая отсылка.

В статье же 238 Налогового кодекса РФ отсылки к главе 25 нет. Применять нормы законодательства по аналогии в данном случае тоже нельзя. Ведь это противоречит статье 3 Налогового кодекса РФ. Там сказано, что законодательные акты должны быть сформулированы таким образом, чтобы каждый точно знал, какие налоги, когда и в каком порядке платить. То есть нормы постановления № 93 в данном случае неприменимы. Не надо ориентироваться и на нормативы, приведенные в постановлении Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 и приказе Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н, ведь в главах 23 и 24 Налогового кодекса РФ нет прямой ссылки на эти документы.

Другое дело, что организации на общем режиме и так не платят ЕСН и пенсионные взносы со сверхнормативных суточных. Тут работает пункт 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ. Он гласит, что ЕСН (и взносы в ПФР) не начисляется на те выплаты, которые не уменьшают налог на прибыль. А суточные, превышающие нормы постановления № 93, в расходы не включаются.

Ф.Н. Филина, эксперт журнала «РОСБУХ»
Журнал «РОСБУХ», август 2008