Основное отличие служебных поездок от командировок

Если физическое лицо, которое работает по договору гражданско–правового характера, направляется в командировку, то, как бы это уже не является служебной командировкой, потому как служебные командировки возникают только если между предприятием и физическим лицом отношения регулируются трудовым кодексом (есть трудовой договор). Поэтому если работник по гражданско–правовому договору подряда (по поручению) направляется в командировку, то оплата этих расходов физическому лицу является не возмещением расходов сотрудников, а вознаграждением по договору (компенсацией издержек). Статья 166 ТК РФ устанавливает, что помимо командировок работники могут быть направлены в служебные поездки. Установлено, что сотрудникам, работа которых постоянно осуществляется в пути (носит разъездной характер), а также тем, кто трудится в полевых условиях и участвует в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает расходы по проезду и расходы по найму жилого помещения, и дополнительные расходы, связанные с проживанием (ст. 168.1 ТК РФ). Этот порядок возмещения расходов может устанавливаться как в трудовом договоре работника, так и в любых других локальных нормативных актах. Эти расходы не могут быть учтены при налогообложении прибыли, поскольку служебная поездка командировкой не считается. Однако данные расходы можно учесть, применив нормы п. 25 ст. 255 НК РФ, там сказано, что можно уменьшать налогооблагаемую прибыль на расходы на оплату труда. То есть в трудовом договоре (в коллективном договоре) необходимо прописать, что это расходы, связаны с оплатой труда».
Согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути (имеет разъездной характер), служебными командировками не признаются. Это касается, например, курьеров и водителей. Только если у курьеров поездки совершаются в течение рабочего дня в пределах населенного пункта и влияют только на стоимость проезда, то в случае с водителями-альнобойщиками добавляется еще и стоимость проживания, питания и иных необходимых расходов, производимых в пути. В таких случаях водителям должна выплачиваться надбавка к месячному должностному окладу (тарифной ставке) за сутки работы в пути. Она является составной частью оплаты труда и облагается НДФЛ и ЕСН (письмо ФНС России № 04-1-02/59@ от 1 февраля 2006 г.). Организации, компенсируя производимые работниками расходы, увеличивают свои расходы на оплату труда с одновременным исчислением всех налогов, уплачиваемых с зарплаты.
С октября 2006 года изменен Трудовой кодекс РФ (Закон № 90-ФЗ от 30 июня 2006 г.). Одно из существенных изменений — это возможность возмещения расходов сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути (имеет разъездной характер), а также работающих в полевых условиях (участвующих в работах экспедиционного характера) (ст.168.1 ТК РФ). Работодатель возмещает этой категории лиц те же виды расходов, что и командируемым: проезд, проживание, суточные и иные расходы, производимые с ведома и разрешения работодателя.
Порядок и размер возмещения определяется коллективным договором (локальным нормативным актом), эта норма распространяется на любые хозяйствующие субъекты. Порядок и размер возмещения расходов может устанавливаться соглашениями (трудовым договором). Такой нормы не установлено даже для командировок, и работодатель может возмещать сотруднику его расходы, связанные с целью поездки. Разумеется, они должны быть документально подтверждены. Возмещение будет относиться к другим расходам, связанным с производством и реализацией в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В соответствии со ст. 167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку, ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ): расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.
Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07. 04. 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ), предусматривает, что этот срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Установление ограничения длительности командировки связано с тем, что нахождение работника в командировке на срок, превышающий установленный, приводит к невозможности исполнять свои трудовые обязанности в месте работы, указанном в трудовом договоре, поскольку фактически свои трудовые обязанности работник исполняет в месте командирования (письмо Минфина РФ № 03-04-06-01/1 от 12. 01. 2007 г.).
Согласно п. 14 Инструкции суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.
День выезда в командировку и день приезда из командировки определяется согласно п. 7 Инструкции, и согласно этому пункту днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса (другого транспортного средства) из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Также определяется день приезда работника на место постоянной работы.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором (локальным нормативным актом) (ст. 168 ТК РФ).
Организация в своих локальных документах может установить размер суточных, при нахождении сотрудника в командировке, в любой сумме, например, большей (меньшей), чем это предусмотрено Постановлением Правительства РФ № 93 от 08.02.2002 г. Как известно, установленный норматив распространяется только на исчисление налога на прибыль, например, суточные учитываются в размере 100 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.
Поэтому в случае установления в локальных документах организации суточных в большей сумме, чем предусмотрено Постановлением № 93, в целях налогообложения прибыли учитываются только суточные в размере 100 рублей за каждый день нахождения в командировке (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), суточные свыше 100 рублей налогооблагаемую прибыль не уменьшают.
Расходы на наем жилого помещения за время нахождения в служебной командировке признаются в составе расходов, связанных с производством (реализацией), без ограничений по сумме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако в целях налогообложения прибыли признаются расходы, соответствующие критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ, по которым расходы должны быть документально подтверждены.
Документальным подтверждением найма жилого помещения, например у риэлторской фирмы, (физического лица) является договор найма.
По договору найма жилого помещения одна сторона — собственник жилого помещения (наймодатель) — обязуется предоставить другой стороне (нанимателю) жилое помещение за плату во владение и пользование для проживания в нем. Юридическим лицам жилое помещение может быть предоставлено во владение (пользование) на основе договора аренды (иного договора). Юридическое лицо может использовать жилое помещение только для проживания граждан (ст. 671 ГК РФ). Договор найма жилого помещения заключается в письменной форме (ст. 674 ГК РФ).
Если наймодателем является риэлторская фирма, то она, в соответствии с нормами главы 21 НК РФ, является плательщиком НДС, поэтому она должна выписать счет-фактуру и предоставить его командированному работнику для предъявления в бухгалтерию организации-работодателя. Подтверждающими документами, при оплате риэлторской фирме, является кассовый чек (банковские платежные документы в случае безналичного перечисления).
Если договор найма жилого помещения заключен c физическим лицом, подтверждающими документами будут являться договор найма и расчетные документы, подтверждающие факт оплаты (банковские платежные документы, подтверждающие факт перечисления денег).
Плата за найм квартиры, исчисленная за то время, что квартира пустовала, не может быть признана организацией в составе расходов в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина № 03-03-04/1/58 от 25 января 2006 г.). Расходы возмещаются командированному сотруднику по фактическим затратам, которые должны быть документально подтверждены.
Если работник не предъявил документы об оплате жилья за время командировки (нет договора найма квартиры или отсутствуют документы, подтверждающие факт оплаты), то работодатель не возмещает эти расходы командированному сотруднику. Работодатель на основании внутреннего локального документа, в соответствии с нормами трудового законодательства, может возместить эти расходы работнику, но в целях налогообложения прибыли эти суммы учитывать не должен, так как они не соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Э.С. МИТЮКОВА, к.э.н., генеральный директор Консалтинговой компании «Академия успешного бизнеса»