Обзор семинара «Заработная плата и другие «трудовые» выплаты: исчисление взносов, отчетность в фонды за 2011 г. Изменения 2012 г. «

В публикации рассмотрен раздел семинара, посвященный оформлению и учету командировочных расходов.

Лектор: Эльвира Сайфулловна МИТЮКОВА, к. э. н., управляющий партнер консалтинговой компании ООО «Академия успешного бизнеса»

КОГО ИЗ СОТРУДНИКОВ НЕЛЬЗЯ НАПРАВИТЬ В КОМАНДИРОВКУ

Понятию «командировка» посвящена статья 166 ТК РФ. В частности, в командировку можно направить только того сотрудника, с которым у компании заключен трудовой договор. Получается, что, скажем, работников по договору подряда нельзя никуда командировать.
Если работник может вернуться из командировки в тот же день, когда он был в нее направлен, то ему не положены суточные. Все выданные за этот день суточные будут являться частью зарплаты, облагаемой всеми налогами и взносами.
Также нельзя направить в командировку сотрудников с разъездным характером работы или работой в пути – курьеров, водителей и т.д. Хотя компании очень часто оформляют своим водителям командировки, тем самым допуская ошибку.
Еще необходимо помнить, что нельзя направлять в командировку сотрудников в период действия ученического договора (ст. 203 ТК РФ), беременных женщин (ст. 259 ТК РФ), несовершеннолетних сотрудников (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ). А работницы, которые воспитывают детей до трех лет, одинокие родители с детьми до пяти лет, могут быть направлены в командировку только с их личного письменного согласия. Оптимально, чтобы в согласии, которое можно оформить в виде заявления, работница написала, что она ознакомлена со своим правом на отказ от командировки.

СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ НА КОМАНДИРОВКУ

Все документы, которые составляются при направлении сотрудника в командировку, унифицированные и утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
В частности, по командировке составляется служебное задание по форме № Т-10а, приказ по форме № Т-9 или № Т-9а и командировочное удостоверение по форме № Т-10. При однодневных командировках удостоверение не нужно. По окончании командировки сотрудник заполняет в служебном задании графу 12 «Краткий отчет о выполнении задания». Этот отчет должен быть согласован с руководителем структурного подразделения. И даже при однодневных командировках сотруднику проставляется в табеле учета рабочего времени буква «К» и выплачивается средний заработок за этот день. По статье 167 ТК РФ за дни командировки нельзя выплачивать зарплату. За сотрудником сохраняется средний заработок. Даже если речь идет об однодневной командировке. Подробнее об этом можно посмотреть в письме Роструда от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0.
Часто возникает вопрос о том, нужно ли командировочное удостоверение при командировке заграницу. Если командировка в страны СНГ, то удостоверение нужно. Если же сотрудник направлен в дальнее зарубежье, то можно учесть командировку по отметкам в загранпаспорте без командировочного удостоверения. Очень подробно это расписано в постановлении Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Кроме того, в организации необходимы журналы учета сотрудников пребывающих и убывающих в командировку. Их формы утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н. То есть по старинке в произвольной форме его вести нельзя.

СУТОЧНЫЕ

Суточные выдаются при любой командировке, кроме однодневных по России. То есть при однодневной зарубежной командировке суточные также выплачиваются. Выплатить их надо в размере, составляющем 50 процентов от норм суточных, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для зарубежных командировок. Это пункт 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Суточные выплачиваются заблаговременно, то есть до того момента, как сотрудник уезжает в командировку.
Размер суточных компания определяет самостоятельно. Он фиксируется в коллективном (трудовом) договоре или приказе руководителя. Такой порядок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.
Размер суточных может быть любым. Нормы существуют только для начисления НДФЛ. В частности, не облагаются налогом суточные в пределах:
– 700 руб. в день – при командировке по России;
– 2500 руб. в день – при загранкомандировке*.
*Абзац 10 пункта 3 статьи 217 НК РФ.
При установлении размера суточных не рекомендуется устанавливать разные значения для различных сотрудников или должностей. Например, прописывать в приказе, что при командировке по России менеджер Иванов получает 700 руб. в день, а замдиректора Сидоров – 1500 руб. в день. Суточные должны быть для всех одинаковыми. Разница может быть только по городам или по странам.
Та сумма, которую компания закрепит в своих документах, как допустимый размер суточных, при выплате не будет облагаться страховыми взносами.
Зачастую не понятно, как считать суточные сотруднику, который часть пути проезжает по России, а остальную часть – по другой стране. Общее правило таково. В день пересечения границы сотруднику положены суточные в том размере, который установлен для той страны, в которую он приехал. Значит при выезде за границу ему положены суточные в иностранной валюте по норме, установленной для командировок в другую страну. А при возвращении из командировки сотрудник пересекает границу России и ему должны быть выплачены суточные по нормам, установленным для командировок по России.
Теперь вернемся к однодневным командировкам заграницу. Хочу предостеречь от распространенной ошибки. Например, компания командировала сотрудника на один день в Белоруссию и выплатила ему суточные в размере 50 процентов от нормы. Предположим, норма в компании составляет 3000 руб., значит, сотруднику были выплачены 1500 руб. Зачастую в подобном случае компании не удерживают НДФЛ, так как 1500 руб. меньше, чем 2500 руб. – норма, установленная для загранкомандировок, как необлагаемая налогом. Но дело в том, что компания выплатила не 100 процентов, а только половину. Значит, и от нормируемой суммы необходимо взять для сравнения только 50 процентов. Получается, что НДФЛ в этом случае не удерживается с суммы 1250 руб. (2500 руб. х 50%). С 250 руб. (1500 руб. – 1250 руб.) необходимо удержать налог.
Суточные можно выдавать из кассы компании в валюте, а не рублях. Это подтверждено в письме Банка России от 30 июля 2007 г. № 36-3/1381. Но тогда у компании должен быть собственный валютный счет либо отражена в учете покупка валюты. Именно поэтому, как правило, компании выдают деньги в рублях, а сотрудник затем уже самостоятельно покупает валюту.
В ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» сказано, что в отношении командировочных затрат датой совершения валютной операции является день утверждения авансового отчета. Но с другой стороны в том же ПБУ сказано, что выданный аванс отражают по тому курсу, по которому деньги были выданы. Получается, что при выплате суточных в рублях, необходимо сумму просчитать по курсу на дату выдачи аванса. Если же сотрудник в командировке дополнительно потратил деньги, которые необходимо ему возместить, то их уже нужно будет рассчитать по курсу на дату утверждения авансового отчета.
При выплате суточных в иностранной валюте датой фактического получения работником дохода в виде части суточных, облагаемых НДФЛ, является день выплаты. Соответственно, при расчете облагаемой суммы суточных нужно применять курс иностранной валюты к российскому рублю, действующий на дату выплаты суточных. Подробнее об этом – в письме Минфина России от 1 февраля 2008 г. № 03-04-06-01/27.

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ

В качестве командировочных расходов компания вправе возместить сотруднику обязательную медицинскую страховку. Как правило, такая требуется при поездках зарубеж. А вот, например, от страховки в российском железнодорожном билете сотрудник может отказаться. Поэтому с этой суммы необходимо уплатить НДФЛ, страховые взносы и возместить ее из чистой прибыли.
Также можно возместить сотруднику расходы на такси. Но в этом случае в приказе на командировку лучше прописать фразу: «Для сокращения потерь рабочего времени по такому-то маршруту сотрудник может воспользоваться услугами такси». В идеале со службой такси в месте командировки компания заключает договор на оказание услуг и оплачивает их по безналу. Но так бывает редко.
Чаще всего сотрудник платит наличными. И здесь нужно очень внимательно отнестись к подтверждающим документам из такси. Очень часто службы такси печатают якобы бланки строгой отчетности на цветной бумаге, типографским способом. Проставляют на этих квитанциях номера. Но эти квиточки нелегитимны. Расходы на услуги такси подтверждаются только чеком ККТ.
Еще один момент. Командировочные расходы директора компании можно оформить только в том случае, если с ним заключен трудовой договор. А вот затраты на командировку учредителя или индивидуального предпринимателя учесть нельзя.
Из командировок часто сотрудники привозят из гостиниц бланки строгой отчетности по форме 3-Г без кассового чека. Обратите внимание, что эта форма устарела. Об этом говорится в письме Минфина России от 18 августа 2010 г. № 03-03-06/1/556. Там же сказано, что гостиница может самостоятельно разработать БСО, в котором должны быть все реквизиты, предусмотренные пунктом 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ*.
* Утв. постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359
Еще в аудиторской практике мне попадались и такие случаи, когда сотрудники покупали документы на услуги гостиницы для того, чтобы компания возместила эти якобы имевшие место расходы. Например, сотрудник жил в командировке у знакомых, затем приобрел оправдательные документы местной гостиницы и вписал туда крупные суммы. Хотя на самом деле подобных расходов не было. Чтобы избежать подобного мошенничества, необходимо, во-первых, в приказе о командировке лимитировать затраты на гостиницу. А, во-вторых, проверить действительно ли работает гостиница, от которой предоставлены документы. Можно поискать сайт гостиницы в Интернете, позвонить в гостиницу или посмотреть ее в ЕГРЮЛ на сайте ФНС России www.nalog.ru. Дело в том, что «покупные» документы в основном составляются от имени уже недействующих компаний. Поэтому элементарная проверка позволит их выявить.

НАПРАВЛЕНИЕ В КОМАНДИРОВКУ

Допустим, сотрудник отработал всю пятницу, а затем вечером сел в поезд и уехал в командировку. В этом случае в табеле учета рабочего времени у него необходимо поставить в двух строчках «явка» и «командировка». И уже с субботы ему необходимо начислить суточные и средний заработок в двойном размере, так как получается, что он трудится в выходной день. Либо можно оплатить в одинарном размере и предоставить ему отгул на этот день. Но и в том, и в другом случае необходимо заявление сотрудника. Более подробно об этих ситуациях рассказано в письмах Минфина России от 22 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/244 и от 4 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/39.
Сотрудник должен быть направлен в командировку из того города, в котором он работает. Например, офис компании расположен в Москве. Но сотрудник живет, скажем, во Владимире. Его направляют в командировку в Нижний Новгород. Дорога из Москвы в Нижний идет как раз через Владимир. Например, он на выходных отдыхал во Владимире и ему оттуда проще выехать в Нижний Новгород, чем возвращаться в Москву и оттуда выезжать в командировку. Так вот билет из Владимира в Нижний Новгород нельзя будет учесть в расходах. Подробнее об этом можно посмотреть в письме Минфина России от 11 июня 2008 г. № 03-04-06-01/164.
Если сотрудник вернулся из командировки и в этот же день его отправили в следующую, то за этот день суточные ему выплачиваются в двойном размере. Он получает суточные по каждой из командировок*. Но более безопасно в этом случае все-таки оформлять одну большую командировку с одним командировочным удостоверением. Точно также, как если сотрудник в рамках одной командировки ездит по нескольким городам.
*Пункт 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749
Бывает сотрудник выезжает в другой город с целью найти контрагента, за которым числится задолженность. Контрагент исчез бесследно и сотрудник его не нашел. Отметки в командировочном удостоверении ставить некому. В этом случае в приказе о командировке необходимо написать, что сотрудник командируется для выявления нахождения по такому-то адресу контрагента. А в отчете о командировке сотрудник напишет, что контрагент не найден. Командировка выполнена. Экономическая цель есть – снижение дебиторской задолженности. Значит расходы на командировку вполне оправданы.

РАСЧЕТ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА ДЛЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ

В 2011 году произошли изменения только в части среднего заработка для пособий – больничные, декретные, пособия по уходу за ребенком. Расчет среднего заработка для командировочных не изменился. Он приведен в постановлении Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
За время нахождения сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок по статье 167 ТК РФ. Расчетный период – 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число. Это статья 139 ТК РФ.
Допустим, сотрудника направили в командировку 10 октября 2011 года. Значит расчетный период составит с 1 октября 2010 года по 30 сентября 2011 года. Исключение будет только в том случае, если он не отработал 12 месяцев до дня командировки. Например, этого сотрудника взяли на работу 1 декабря 2010 года. Тогда его расчетный период будет меньше – с даты приема на работу по 30 сентября 2011 года. Предположим, что сотрудник принят на работу 2 октября 2011 года. Тогда его расчетным периодом будут отработанные 9 дней, то есть с 2 октября 2011 года (первого рабочего дня) по 10 октября 2011 года.
При определении среднего заработка в расчет включаются зарплаты и все, что связано с оплатой труда (например, премии, бонусы). Исключение – те выплаты, которые были произведены по среднему заработку. Это командировочные, отпускные, пособия.
Итак, чтобы определить размер командировочных нужно определить средний дневной заработок работника. Для этого сумма фактически начисленной зарплаты за расчетный период делиться на количество фактически отработанных в данном расчетном периоде рабочих дней. Предположим, что в расчетном периоде работник отработал 200 дней, за которые начислена заработная плата в общей сумме 400 000 руб. Среднедневной заработок составит 2000 руб. (400000 руб. : 200 дн.). И если командировка длится 5 дней, то сотрудник получит средний заработок в размере 10 000 руб. (2000 руб. x 5 дн.).

РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ

Разъездной характер работы, как правило, у водителей или у тех сотрудников, у которых в трудовом договоре прописан такой характер работы. У них не может быть командировок. А это означает, что за время их поездок им выплачивается не средний заработок, а обычная зарплата. В табеле учета рабочего времени буква «К», означающая командировку, не проставляется. Ставится «явка».
Документы на их поездки оформляются также, как и на командировки. Но из них нужно убрать упоминания о командировках. Унифицированных форм, как в случае с командировками нет. Значит по их поездкам необходимо оформить служебное задание на поездку и приказ на поездку. Командировочное удостоверение не составляется. Часто его все-таки выдают водителям для предъявления сотрудникам ДПС. Но к отчетным документам эти удостоверения не подшиваются. Вернувшись из поездки, сотрудник пишет отчет по служебной поездке.
Все эти формы необходимо закрепить в учетной политике.
Так как подобные служебные поездки не являются командировками, компания не может выплатить сотруднику суточные. В этом случае выплачивается компенсация за разъездной характер работы по статье 168.1 ТК РФ. Соответственно, можно установить компенсацию за сутки и рассчитать ее также, как и суточные. Компенсация не облагается НДФЛ. А со страховыми взносами сложнее. Поскольку такие компенсации связаны с трудовыми отношениями и прямо не поименованы в Трудовом кодексе, то возможен спор с внебюджетными фондами о том, что их необходимо облагать взносами.

Конспект подготовила Светлана ПЕТРОВА

«Семинар для бухгалтера», № 10-2011
Рубрика: «Семинары»
Подрубрика: Учет
Редактор: Иванова
Название фала: Mitukova_10_2011