Новые штрафы с января за расчеты с подотчетниками

Новые штрафы с января за расчеты с подотчетниками

Уже сейчас необходимо проверить расчеты с подотчетниками.Ведь с января 2021 года налоговики возобновят ревизии и начнут выписывать штрафы за нарушения в расчетах с подотчетными деньгами.

У инспекции может быть много претензий к компаниям, нужно проконтролировать все возможные риски в этом вопросе.

Нарушение кассовых правил: компания не имеет права направлять непотраченные средства, которые были возвращены подотчетником в кассу, на зарплату работникам. Это нарушение кассовых правил (п. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У, письмо ЦБ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561). Штраф — до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП).

В этом случае нужно сдать полученные от подотчетника средства в банк. Потом  можно снять со счета наличные и потратить их. Но из-за комиссий банка, возможно, будет выгоднее не снимать наличные, а перечислить деньги на нужные цели по безналу.

1. Запрещено выдать деньги за счет запрещенных источников.

Штраф – от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП, определение Верховного суда от 11.04.2019 № 301-ЭС19-3970), если компания не сдаст в банк возвращенные подотчетником суммы.

Компания вправе выдавать деньги под отчет за счет наличной выручки. Использовать другие источники кассовые правила теперь запрещают. Если учредитель внес в кассу заем, то нельзя выдать эти деньги подотчетнику. Это допускается только  микрофинансовым и некоторым другим специализированным организациям.

В 2020 году действует мораторий на проверки (постановление Правительства от 03.04.2020 № 438). Таким образом, налоговики должны возобновить кассовые ревизии с 1 января. Безопаснее уже сейчас соблюдать правила. За кассовое нарушение налоговики вправе оштрафовать в течение двух месяцев (ч. 1 ст. 4.5 КоАП). Поэтому в январе могут потребовать штраф за нарушения, совершенные в ноябре — декабре.

2. Нельзя тратить подотчетные суммы на то, что запретил ЦБ

Подотчетные суммы вы выдаются за счет наличной выручки, если компания не относится к специализированным организациям. А выручку можно тратить на цели, перечисленные в правилах (п. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У). Если вы обычная организация, выдачи займов в этом перечне нет. Если подотчетник тратит наличные на займы, налоговики могут решить, что таким способом компания обходит запрет. Поэтому есть риск штрафа на сумму до 50 000 руб.

Выдавайте деньги за счет наличной выручки на цели, указанные в кассовых правилах, — оплата товаров, работ или услуг. Эти цели указывают в заявлении работника или приказе о выдаче денег под отчет. Например, подотчетник может приобрести материалы или оплатить командировочные расходы.

3. Уплатить НДФЛ и взносы с подотчетных сумм по требованию налоговиков

Налоговики потребуют уплатить взносы и НДФЛ, если обнаружат, что директор не отчитался по подотчетным.

Суммы, по которым работник не сдал авансовый отчет, налоговики включают в его доход, доначисляют НДФЛ, взносы и штраф — 20 процентов от недоимки. Причем судьи стали часто поддерживать проверяющих (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 22.10.2019 № Ф10-4698/2019). Бывает, что инспекторы даже штрафуют компанию за нарушение кассовых правил на сумму до 50 000 руб. К примеру, директор приложил к авансовому отчету фиктивные чеки. Налоговики решили: он не рассчитывался с поставщиками и должен был сдать подотчетные в кассу (решение Арбитражного суда г. Москвы от 07.09.2020 по делу № А40-90395/20-2-453).

Отсутствие авансовых отчетов опасно еще и потому, что их может запросить банк. Если компания не подтвердит расходы подотчетника, то банк заподозрит сомнительные операции и заблокирует Клиент Банк.

Если вы не получили вовремя авансовые отчеты, безопаснее издать приказ об удержании денег и получить согласие работника. Это нужно сделать в течение месяца после того, как прошел срок возврата подотчетных сумм (ст. 137 ТК). Если в течение месяца компания этого не сделала, на подотчетные суммы нужно начислить взносы и НДФЛ. Как мы выяснили, так считают чиновники.

Как быть, если подотчетник — директор? Бухгалтеры иногда оформляют авансовый отчет на личные траты директора, например ужины в ресторане. Это рискованно, особенно если расходы значительны. Налоговики усомнятся в их экономической обоснованности. Еще один вариант — выдавать директору долгосрочные займы, а не подотчетные. Но крупные займы также могут вызвать вопросы у налоговиков и банков. Предупредите директора о рисках.

На семинаре Эльвиры Митюковой "Онлайн-кассы и оперативный контроль в 2021 г. Новый порядок ведения кассовых операций. Изменения в чеках ККТ" вы узнаете, за счет каких средств можно выдавать наличные по новым правилам, и когда подотчетникам нужно за них отчитаться.

Программа и регистрация на семинар >>>

Права на данную публикацию принадлежат ООО «Академия успешного бизнеса»

✆ +7 (495) 748 03 16 ✉ info@sba-consult.ru

Посетите семинар по этой теме
20 -
Июня 2022 Москва и онлайн
Онлайн-кассы (ККТ) и оперативный контроль в 2021-2022 гг. Новый порядок ведения кассовых операций

Читайте также

12.05.2022
Налоговую нагрузку меньше среднеотраслевой ИФНС признает низкой и выйдет . Для самопроверки можно использовать калькулятор на сайте ФНС или Критерии отбора в план выездных проверок, для которых средние показатели на каждый год ФНС утверждает в приложении к приказу от 30.05.2007 № ММ-3-06/333 и публикует на сайте. Если для вида деятельности не утвердили налоговую нагрузку, берите среднюю по России.
Читать далее
18.04.2022
С 5 марта действуют новые правила проверки применения ККТ. Все они проводятся в режиме внеплановой проверки, о которой контролируемое лицо предварительно не уведомляется.

Штрафы по видам правонарушений

За неприменение ККТ штраф по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ составляет от ¼ до ½ суммы расчета (т.е. суммы невыданного чека), но не менее 10 000 руб. для должностных лиц и ИП; на организации – от ¾ до одного размера суммы расчета, но не менее 30 000 руб. Для НКО и субъектов МСП такой штраф может быть заменен предупреждением, если правонарушение совершено впервые и предприняты незамедлительные меры по его устранению (например, чек коррекции направлен в ФНС, в трехдневный срок добровольно подано заявление о нарушении и т.д.). В случае повторного неприменения ККТ может наступить дисквалификация должностных лиц на 1-2 года, для ИП и организаций – приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Если ККТ применяется, но аппарат не соответствует установленным требованиям, либо имеются нарушения порядка регистрации и применения, то должностные лица и ИП рискуют заплатить штраф в 1 500 – 3 000 руб., штраф на организации составляет 5 000 – 10 000 руб. Так, например, если в реквизите чека «кассир» указан директор, а выдал чек другой сотрудник – это нарушение правил ККТ (Письмо ФНС России № АБ-4-20/11905@от 24.08.2021). Однако по этому виду правонарушения предусмотрено также и предупреждение (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ). А вот за отсутствие в печатных (не электронных) чеках реквизитов «№ смены», «№ чека за смену» и «Адрес сайта ФНС» данный вид ответственности вообще не применяется (Письмо ФНС России № АБ-4-20/4418@ от 02.04.2021).
За непредставление информации в личном кабинете ККТ в установленный срок (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ) предусмотрена такая же ответственность: предупреждение или штраф в 1 500 – 3 000 руб. для должностных лиц и ИП и 5 000 – 10 000 руб. для организаций. При этом важно помнить, что для ответа на запрос ФНС по ККТ предусмотрен срок всего в три рабочих дня (п. 15 Приложения к Приказу ФНС России АБ-4-20/4418@ от 19.07.2021).
Невыдача чека или БСО либо ненаправление этих документов в электронной форме покупателю по его требованию (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ) может повлечь предупреждение или штраф в размерах: 2 000 руб. на должностных лиц и ИП; 10 000 руб. – на организацию. Составление чека коррекции до вынесения постановления полностью избавляет от административной ответственности (примечание к ст. 14.5 КоАП РФ).

Дефицит чековой ленты не освобождает от выдачи чека

ФНС действительно разрешила не выдавать бумажный чек при отсутствии на рынке чековой ленты (Письмо ФНС России № АБ-4-20/3784от 30.03.2022). И пока имеются проблемы с поставками ленты для ККТ, штрафовать за отсутствие бумажных чеков не будут. Но остается обязанность проводить расчеты с физ.лицами через онлайн-кассу (п. 2 ст. 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ от 22.05.2003).
Поэтому налоговики рекомендуют в целях сокращения расходов на чековую ленту, направлять электронные чеки с согласия покупателя на его номер телефона или e-mail, если у продавца есть такая техническая возможность. Также можно использовать вместо бумажного чека сервис "Мои чеки онлайн", в котором покупатель также получает свои чеки, если в них указали его номер телефона или e-mail.
Также полезно подготовить доказательства отсутствия вины контролируемого лица: заключенный договор на поставку кассовой ленты, заявки, акты о невыполнении заявок, письма от поставщика и т.д. Важным может стать и факт согласия покупателя на получение электронного чека: по требованиям закона № 54-ФЗ он должен это выразить до момента расчета. Получается, что продавец должен перед каждым расчетом предлагать электронный чек и каждый раз спрашивать у него данные для отправки. Также можно получить единое согласие покупателя на формирование всех кассовых чеков в будущем только в электронном виде, но для этого нужен способ идентификации конкретного покупателя, что возможно при оформлении карты покупателя, регистрации в маркетинговых программах, оформлении предварительного заказа или бронирования товара.

Контрольная закупка

Может принимать форму осмотра (по месту установки и регистрации) и эксперимента (непосредственно покупка). Данное мероприятие требуется проводить в присутствии двух свидетелей или двух инспекторов, а также допускается применение аудио- и видеозаписи. Для целей обеспечения законности и правопорядка получение согласия граждан на видеосъемку не требуется (ст. 152.1 ГК РФ).
После выдачи чека проверяющие обязаны предъявить поручение на проверку (срок предъявления – не позднее двух рабочих дней с даты издания поручения) и служебные удостоверения. В отсутствие руководителя поручение будет направлено ему почтой, а пока у кассира попросят подпись об ознакомлении.
Эксперимент может проводиться дистанционно – при покупках на онлайн-площадках например.

Документарная проверка

Инспекторы запрашивают письменные объяснения, истребуют документы, проводят экспертизы. Обмен информацией может проводиться удаленно – через кабинет ККТ.
Срок осуществления документарной проверки – не более 10 рабочих дней. Однако в него не входят дни с даты истребования документов (пояснений) до момента их направления в инспекцию, а также дни ожидания ответа на запрос пояснений (уточнений) – с момента запроса до даты представления.
Наблюдение
Проводится сбор и анализ любой информации, полученной от покупателей (например, ящики для чеков в инспекциях), из различных открытых источников, от самих контролируемых организаций и ИП. При выявлении нарушений по итогам наблюдения инспекция может выдать предписание об устранении нарушения, объявить предостережение, назначить документальную или выездную проверку.
Выездное обследование
На общедоступных местах и производственных объектах, которые открыты для посещения неограниченным кругом лиц, обследование может выражаться в проведении осмотра и опроса. Фиксация результатов этого контрольного мероприятия требует ведения фотосъемки, аудио- и видеозаписи. При этом должны быть зафиксированы данные о месте проведения съемки, дата и время ее проведения.
При обнаружении признаков нарушений порядка применения ККТ, инспекторы вправе провести контрольную закупку.
Изменения в подходе и правилах проверки ККТ
По новым правилам кассы проверяются как по месту их установки, так и по месту нахождения налогоплательщика, даже если это – жилое помещение. При этом доступ инспектора осуществляется при предъявлении им постановления на проведение проверки и служебного удостоверения. Доступ в жилые помещения помимо или против воли проживающих в них лиц допускается только по требованию федеральным законов или по решению суда (ст. 25 Конституции РФ, п. 5 ст. 91 НК РФ).
Налоговым инспекторам помимо контрольных мероприятий необходимо также проводить профилактические мероприятия. Нового здесь сравнительно немного: информирование как было ранее, так и теперь будет – в основном через сайт ФНС, в СМИ и рассылка в личном кабинете. Обобщение практики также продолжится, но теперь назначен срок ежегодного доклада – не позднее 1 марта, с публикацией на сайте в течение 3 рабочих дней. Консультирование осуществляется на личном приеме, по телефону, а также может проводиться в процессе контрольного мероприятия. При этом письменные консультации не предоставляются.
По информации о готовящихся правонарушениях (возможно, при приближении даты окончания действия регистрации кассы и фискального накопителя) владелец ККТ может получить предостережение – так называется новый документ, предписывающий принять меры по обеспечению соблюдения обязательных требований. Контролируемое лицо вправе подать в инспекцию возражение в течение 15 календарных дней со дня получения предостережения.
Наконец, самый экзотичный вид нового мероприятия – профилактический визит. Может проводиться в форме беседы (придут или вызовут), а также дистанционно: посредством видео-конференц-связи. Об этом мероприятии необходимо предварительно уведомлять контролируемое лицо не позднее чем за 5 рабочих дней. Профилактический визит проводится в рабочее время, его длительность не может превышать 8 часов. Частота проведения – раз в 3 года, можно даже сразу после регистрации кассы. Налогоплательщик вправе отказаться от него, уведомив об этом не позднее чем за 3 рабочих дня до даты проведения.

Подробнее о новых правилах работы с ККТ вы узнаете на семинаре «ОНЛАЙН-КАССЫ (ККТ) И ОПЕРАТИВНЫЙ КОНТРОЛЬ В 2022 Г. НОВЫЙ ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ».
Регистрируйтесь по тел. 8 (495) 748-03-16 или напишите нам сообщение на info@sba-consult.ru.

Э.С. МИТЮКОВА, генеральный директор ООО «Академия успешного бизнеса»
Читать далее
31.01.2022
С июля 2022 года ожидается запуск пилотного проекта нового налогового режима для микробизнеса. Применять его пока можно будет только в четырех субъектах
Читать далее

Наши самые популярные услуги: