Новые штрафы с января за расчеты с подотчетниками

Новые штрафы с января за расчеты с подотчетниками

Уже сейчас необходимо проверить расчеты с подотчетниками.Ведь с января 2021 года налоговики возобновят ревизии и начнут выписывать штрафы за нарушения в расчетах с подотчетными деньгами.

У инспекции может быть много претензий к компаниям, нужно проконтролировать все возможные риски в этом вопросе.

  1. нарушение кассовых правил: компания не имеет права направлять непотраченные средства, которые были возвращены подотчетником в кассу, на зарплату работникам. Это нарушение кассовых правил (п. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У, письмо ЦБ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561). Штраф — до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП).

В этом случае нужно сдать полученные от подотчетника средства в банк. Потом  можно снять со счета наличные и потратить их. Но из-за комиссий банка, возможно, будет выгоднее не снимать наличные, а перечислить деньги на нужные цели по безналу.

  1. Запрещено выдать деньги за счет запрещенных источников.

Штраф – от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП, определение Верховного суда от 11.04.2019 № 301-ЭС19-3970), если компания не сдаст в банк возвращенные подотчетником суммы.

Компания вправе выдавать деньги под отчет за счет наличной выручки. Использовать другие источники кассовые правила теперь запрещают. Если учредитель внес в кассу заем, то нельзя выдать эти деньги подотчетнику. Это допускается только  микрофинансовым и некоторым другим специализированным организациям.

В 2020 году действует мораторий на проверки (постановление Правительства от 03.04.2020 № 438). Таким образом, налоговики должны возобновить кассовые ревизии с 1 января. Безопаснее уже сейчас соблюдать правила. За кассовое нарушение налоговики вправе оштрафовать в течение двух месяцев (ч. 1 ст. 4.5 КоАП). Поэтому в январе могут потребовать штраф за нарушения, совершенные в ноябре — декабре.

  1. Нельзя тратить подотчетные суммы на то, что запретил ЦБ

Подотчетные суммы вы выдаются за счет наличной выручки, если компания не относится к специализированным организациям. А выручку можно тратить на цели, перечисленные в правилах (п. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У). Если вы обычная организация, выдачи займов в этом перечне нет. Если подотчетник тратит наличные на займы, налоговики могут решить, что таким способом компания обходит запрет. Поэтому есть риск штрафа на сумму до 50 000 руб.

Выдавайте деньги за счет наличной выручки на цели, указанные в кассовых правилах, — оплата товаров, работ или услуг. Эти цели указывают в заявлении работника или приказе о выдаче денег под отчет. Например, подотчетник может приобрести материалы или оплатить командировочные расходы.

  1. Уплатить НДФЛ и взносы с подотчетных сумм по требованию налоговиков

Налоговики потребуют уплатить взносы и НДФЛ, если обнаружат, что директор не отчитался по подотчетным.

Суммы, по которым работник не сдал авансовый отчет, налоговики включают в его доход, доначисляют НДФЛ, взносы и штраф — 20 процентов от недоимки. Причем судьи стали часто поддерживать проверяющих (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 22.10.2019 № Ф10-4698/2019). Бывает, что инспекторы даже штрафуют компанию за нарушение кассовых правил на сумму до 50 000 руб. К примеру, директор приложил к авансовому отчету фиктивные чеки. Налоговики решили: он не рассчитывался с поставщиками и должен был сдать подотчетные в кассу (решение Арбитражного суда г. Москвы от 07.09.2020 по делу № А40-90395/20-2-453).

Отсутствие авансовых отчетов опасно еще и потому, что их может запросить банк. Если компания не подтвердит расходы подотчетника, то банк заподозрит сомнительные операции и заблокирует Клиент Банк.

Если вы не получили вовремя авансовые отчеты, безопаснее издать приказ об удержании денег и получить согласие работника. Это нужно сделать в течение месяца после того, как прошел срок возврата подотчетных сумм (ст. 137 ТК). Если в течение месяца компания этого не сделала, на подотчетные суммы нужно начислить взносы и НДФЛ. Как мы выяснили, так считают чиновники.

Как быть, если подотчетник — директор? Бухгалтеры иногда оформляют авансовый отчет на личные траты директора, например ужины в ресторане. Это рискованно, особенно если расходы значительны. Налоговики усомнятся в их экономической обоснованности. Еще один вариант — выдавать директору долгосрочные займы, а не подотчетные. Но крупные займы также могут вызвать вопросы у налоговиков и банков. Предупредите директора о рисках.

На семинаре Эльвиры Митюковой  20 ноября вы узнаете, за счет каких средств можно выдавать наличные по новым правилам, и когда подотчетникам нужно за них отчитаться.

Программа и регистрация на семинар: http://e.mityukova.ru/online-kassa

Запишитесь на наши семинары и курсы

Запись опубликована в рубрике Октябрь. Добавьте в закладки постоянную ссылку.