Новые сроки для хранения первичных документов

Новые сроки для хранения первичных документов

Минфин России изменил сроки хранения бухгалтерской и налоговой первички.

Налоговый учет и отчетность
Документы по НДС

·         счета-фактуры, их заверенные копии для комитентов, принципалов инвесторов

·         книги покупок, продаж, доплисты к ним, журнал учета счетов-фактур

·         таможенные декларации (их заверенные копии), платежно-расчетные документы на уплату НДС при импорте

·         заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов (их заверенные копии), платежно-расчетные документы об уплате НДС при импорте с территории ЕАЭС

·         заполненные бланки строгой отчетности (их копии) при приобретении услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников в период служебной командировки

·         документы на передачу имущества, НМА, имущественных прав (их нотариально заверенные копии) с суммами восстановленного НДС по п. 3 ст. 170 НК

·         первичные документы на уменьшение стоимости приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав в целях восстановления НДС по подп. 4 п. 3 ст. 170 НК

·         сводные документы по операциям за календарный месяц (квартал), которые подлежат регистрации в книге продаж. Например, бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС по ст. 171 (1) НК

4 года с даты последней записи Стр. 368 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК
Абз. 4 п. 24 приложения 4 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
Абз. 4 п. 22 приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
Абз. 5 п. 13 приложения 3 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
П. 11 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
Налоговые регистры 5 лет** Стр. 382 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Документы:

– об освобождении от уплаты налогов и сборов

– предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них

5 лет** Стр. 384 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Декларации (расчеты) организаций по всем видам налогов 5 лет** Стр. 392 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Сведения о доходах физических лиц 5 лет

Если нет лицевых счетов:
– 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года
– 75 лет, если оформлены до 2003 года*

Стр. 396 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Реестры сведений о доходах физических лиц 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)* Стр. 397 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Книги учета доходов и расходов по УСН В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя Стр. 401 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Документы о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов 6 лет П. 3 ст. 89.2 НК
Страховые взносы
Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов 6 лет Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК
Расчеты по взносам на ОПС 5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)* Стр. 395 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Расчет в ФСС, которые отправлены по ТКС 5 лет с момента принятия ФСС Пункты 5.2, 6.2 и 6.3 Технологии приема расчетов, утвержденной приказом ФСС от 12.02.2010 № 19
Квитанция о получении расчета или о его получении с ошибками 5 лет после завершения процедуры приема расчета в ФСС
Сертификаты ключей подписи В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище, но не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году
Кадровые документы
Документы по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников) 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)*, ** Стр. 657, 658 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) На руководителей – постоянно

На сотрудников – 75 лет** либо

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)*, **

Стр. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет

При тяжелых и опасных условиях труда – 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)*

Стр. 586 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Правила трудового распорядка 1 год после замены их новыми Стр. 773 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Графики предоставления отпусков 1 год Стр. 693 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Штатные расписания и изменения к ним   Стр. 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
– по месту разработки или утверждения Постоянно
– в других организациях 3 года после замены новыми
Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.) До востребования

Невостребованные – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года*

Стр. 664 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Документы по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка) 5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам – 10 лет)** Стр. 669 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Командировочные удостоверения*** 5 лет после возвращения из командировки

Для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года*

Стр. 668 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Документы о несчастных случаях на производстве 45 лет Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК
Документы по ККТ
Кассовый чек

Бланк строгой отчетности

5 лет после отчетного года должны хранить покупатели – организации и ИП

Продавцы хранить чеки (БСО) не должны

Ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
Книга кассира-операциониста

Документы, подтверждающие расчеты с покупателями

5 лет после отчетного года Ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

* Сроки хранения кадровых документов, которые установлены приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, должны быть приведены в соответствие со статьей 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. То есть если документы были созданы до 2003 года, они должны храниться 75 лет со дня создания. Если начиная с 2003 года – 50 лет со дня создания.

** Часть документов нужно хранить постоянно.

*** Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Эти документы отменили с 08.01.2015.

Запишитесь на наши семинары и курсы

Запись опубликована в рубрике Декабрь. Добавьте в закладки постоянную ссылку.