Минфин разъяснил в письмах от 22.04.2020 № 03-01-10/32570, от 13.05.2020 № 03-03-07/38785, что компании могут принять к учету скан-образы первичных документов, но с оговоркой.Если нет возможности использовать оригиналы, то можно учесть расходы по сканам первичных документов, пока нет возможности заполучить оригиналы. Это не будет нарушением правил бухгалтерского учета.
В письме Минфина от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882 есть пояснение, что кроме бумажных оригиналов затраты подтверждают электронные документы с цифровой подписью.
В новых условиях удаленной работы закон не запрещает признавать расходы по скан-образам первичных документов. Но юристы советуют запастись доказательствами для проверяющих, что оформить оригиналы по всем правилам и в срок в вашем случае было невозможно.
Прежде чем отражать сведения на основе скан-копий, оформите приказ за подписью руководителя. Укажите, что принимаете для учета скан-образы первичных документов. Внесите дополнения в учетную политику компании. Договоритесь с контрагентом о передаче оригиналов при первой возможности. Например, когда власти отменят ограничения из-за эпидемии. Ведь расходы по-прежнему подтверждает первичка на бумажном носителе или электронная с цифровой подписью.
Не забывайте, что отсутствие первичных документов считается грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету и правил учета доходов и расходов. За это налоговики штрафуют на сумму до 10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП, ст. 120 НК).
По мнению Минфина, использовать сканы для целей бухучета можно в исключительных случаях.
В связи с пандемией законодательство изменилось коренным образом: в 2020 г. сдвинули сроки уплаты налогов и сдачи отчетности, появились налоговые льготы и пониженные тарифы по взносам, ввели новые декларации, компании стали переходить на электронный документооборот и учитывать новые расходы для налогообложения.
Всеми этими вопросы мы разбираем на семинаре 6 июля «Отчетность за полугодие 2020 г.: самые важные изменения в налоге на прибыль, НДС, страховых взносах и НДФЛ. Новое в ПБУ 18/02 и Трудовом кодексе»: http://e.mityukova.ru/otchetnost_online
