С 2020 года можно перейти на электронные трудовые книжки, правда сделать это можно только по желанию конкретного работника. Поправки в трудовое законодательство внесены федеральными законами № 436-ФЗ и 439-ФЗ от 16.12.2019 г., вступившими в силу с начала 2020 года.
Очевидны положительные стороны этого нововведения для работодателей – меньше проблем с первичной выдачей трудовой книжки и принятием платы за нее от работника, упрощение ведения и хранения кадровой документации. Но есть и минусы – новые формы персонифицированной отчетности в ПФР.
Информирование работников
Несмотря на то, что приближается срок сдачи новой отчетности, первым шагом рекомендуется все-таки провести разъяснительную работу среди сотрудников. Дело в том, что в этой форме необходимо будет указать реквизиты заявления работника о выбранном им способе ведения трудовой книжки, а на принятие решения каждому потребуется какое-то время. С учетом временно отсутствующих работников процесс может заметно затянуться, а работодателю следует закончить информирование 30.06.2020 г. (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16.12.2019 г.).
Работники же обязаны до 31.12.2020 г. определиться с выбором и написать работодателю одно из заявлений: о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или об отказе от него. Документ в свободной форме, но обязательно должен быть письменным. Если работник в указанный срок так и не подаст никакого заявления, то его бумажная ТК будет выдана ему на руки в последний рабочий день 2020 года.
Электронная трудовая книжка
Какой бы выбор ни сделал работник, электронная ТК у него будет обязательно. Фактически теперь все сведения о трудовом стаже будут храниться в ПФР, а передавать их туда обязаны работодатели. Технически новый отчет СЗВ-ТД во многом схож с привычным уже СЗВ-М, да и сдавать их в течение 2020 года следует в один и тот же срок – до 15 числа следующего за отчетным месяцем.
Работники могут получить выписки из этого регистра через своего работодателя либо обратившись в отделение ПФР или многофункциональный центр (лично либо с помощью сайта ПФР и Госуслуг).
Единственное исключение сделано для тех, кто в 2021 году только начнет свою карьеру, т.е. впервые устроится на работу – для таких граждан ведение электронной трудовой книжки становится единственным вариантом.
Новая отчетность
Первый отчет по форме СЗВ-ТД за январь 2020 г. кому-то придется сдавать уже через пару недель – до 15 февраля 2020 г. При этом указанный день попадает на субботу, и срок сдачи продлевается до 17 февраля 2020 г. включительно (Письмо ПФР № 09-19/4844 от 07.04.2016).
Но этот отчет следует составлять только в случае проведения в отчетном периоде (месяце) кадровых мероприятий или при подаче работником заявления о выборе формы трудовой книжки. Кадровыми мероприятиями здесь названы: прием на работу, перевод, присвоение новой профессии/специальности/квалификации, изменение наименования организации, увольнение или судебный запрет занимать должность. Если никаких из перечисленных событий в январе 2020 г. у конкретного сотрудника не было и заявлений он не подавал, никого не принимали, не увольняли и не переводили – отчет сдавать не придется.
В отчете приводятся данные сотрудников, работающих по трудовым договорам по состоянию на 01.01.2020 г. Сюда же относятся и все те, кто работает по совместительству и дистанционно, хотя у них может и не быть записи о приеме на такую работу в бумажной трудовой книжке. По работникам, с которыми заключен гражданско-правовой договор, отчеты СЗВ-ТД не составляются.
Старые документы не отменены
Обратите внимание: старые документы с введением электронной формы не отменяются, их продолжают вести. Так, например, книга учета трудовых книжек продолжается, даже если в какой-то момент уже все поголовно выберут только электронную ТК. Потому что когда-то будет принят новый работник, которому очень дорога его трудовая книжка в бумажном виде, и даже для него одного все прежние требования придется снова выполнять: учитывать в журнале, хранить в сейфе, периодически знакомить владельца с записями и т.д.
Такие требования будут распространяться и на всех последующих работодателей, пока не изменят закон или граждане не передумают. Пока неясна судьба сведений о работе в периоды до введения персонифицированного учета (т.е до 2002 года), данные бумажного документа продолжают оставаться единственным источником информации о трудовом стаже. Сами трудовые книжки при отказе работников от бумажной формы не уничтожаются, а выдаются им на руки под роспись. Во избежание потери сведений гражданам стоит заранее побеспокоиться о сохранении копии документа.
Изучить глобальные изменения бухгалтерский учета, новую бухгалтерскую отчетность 2020 года и стандарты, обязательные к применению с 2019-2020 гг. Вы можете на семинаре “Все об отчетности за 2019 г. и I квартал 2020 г. Изменения в расчете налога на прибыль, НДС, в Трудовом кодексе, НДФЛ и взносах. Новое ПБУ 18/02”
Права на данную публикацию принадлежат ООО «Академия успешного бизнеса»
