Электронные трудовые книжки: задачи на январь-февраль 2020

Электронные трудовые книжки: задачи на январь-февраль 2020

С 2020 года можно перейти на электронные трудовые книжки, правда сделать это можно только по желанию конкретного работника. Поправки в трудовое законодательство внесены федеральными законами № 436-ФЗ и 439-ФЗ от 16.12.2019 г., вступившими в силу с начала 2020 года.

Очевидны положительные стороны этого нововведения для работодателей – меньше проблем с первичной выдачей трудовой книжки и принятием платы за нее от работника, упрощение ведения и хранения кадровой документации. Но есть и минусы – новые формы персонифицированной отчетности в ПФР.

Информирование работников


Несмотря на то, что приближается срок сдачи новой отчетности, первым шагом рекомендуется все-таки провести разъяснительную работу среди сотрудников. Дело в том, что в этой форме необходимо будет указать реквизиты заявления работника о выбранном им способе ведения трудовой книжки, а на принятие решения каждому потребуется какое-то время. С учетом временно отсутствующих работников процесс может заметно затянуться, а работодателю следует закончить информирование 30.06.2020 г. (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16.12.2019 г.).

Работники же обязаны до 31.12.2020 г. определиться с выбором и написать работодателю одно из заявлений: о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или об отказе от него. Документ в свободной форме, но обязательно должен быть письменным. Если работник в указанный срок так и не подаст никакого заявления, то его бумажная ТК будет выдана ему на руки в последний рабочий день 2020 года.

Электронная трудовая книжка


Какой бы выбор ни сделал работник, электронная ТК у него будет обязательно. Фактически теперь все сведения о трудовом стаже будут храниться в ПФР, а передавать их туда обязаны работодатели. Технически новый отчет СЗВ-ТД во многом схож с привычным уже СЗВ-М, да и сдавать их в течение 2020 года следует в один и тот же срок – до 15 числа следующего за отчетным месяцем.

Работники могут получить выписки из этого регистра через своего работодателя либо обратившись в отделение ПФР или многофункциональный центр (лично либо с помощью сайта ПФР и Госуслуг).

Единственное исключение сделано для тех, кто в 2021 году только начнет свою карьеру, т.е. впервые устроится на работу – для таких граждан ведение электронной трудовой книжки становится единственным вариантом.

Новая отчетность


Первый отчет по форме СЗВ-ТД за январь 2020 г. кому-то придется сдавать уже через пару недель – до 15 февраля 2020 г. При этом указанный день попадает на субботу, и срок сдачи продлевается до 17 февраля 2020 г. включительно (Письмо ПФР № 09-19/4844 от 07.04.2016).

Но этот отчет следует составлять только в случае проведения в отчетном периоде (месяце) кадровых мероприятий или при подаче работником заявления о выборе формы трудовой книжки. Кадровыми мероприятиями здесь названы: прием на работу, перевод, присвоение новой профессии/специальности/квалификации, изменение наименования организации, увольнение или судебный запрет занимать должность. Если никаких из перечисленных событий в январе 2020 г. у конкретного сотрудника не было и заявлений он не подавал, никого не принимали, не увольняли и не переводили – отчет сдавать не придется.

В отчете приводятся данные сотрудников, работающих по трудовым договорам по состоянию на 01.01.2020 г. Сюда же относятся и все те, кто работает по совместительству и дистанционно, хотя у них может и не быть записи о приеме на такую работу в бумажной трудовой книжке. По работникам, с которыми заключен гражданско-правовой договор, отчеты СЗВ-ТД не составляются.

Старые документы не отменены


Обратите внимание: старые документы с введением электронной формы не отменяются, их продолжают вести. Так, например, книга учета трудовых книжек продолжается, даже если в какой-то момент уже все поголовно выберут только электронную ТК. Потому что когда-то будет принят новый работник, которому очень дорога его трудовая книжка в бумажном виде, и даже для него одного все прежние требования придется снова выполнять: учитывать в журнале, хранить в сейфе, периодически знакомить владельца с записями и т.д.

Такие требования будут распространяться и на всех последующих работодателей, пока не изменят закон или граждане не передумают. Пока неясна судьба сведений о работе в периоды до введения персонифицированного учета (т.е до 2002 года), данные бумажного документа продолжают оставаться единственным источником информации о трудовом стаже. Сами трудовые книжки при отказе работников от бумажной формы не уничтожаются, а выдаются им на руки под роспись. Во избежание потери сведений гражданам стоит заранее побеспокоиться о сохранении копии документа.

Изучить глобальные изменения бухгалтерский учета, новую бухгалтерскую отчетность 2020 года и стандарты, обязательные к применению с 2019-2020 гг. Вы можете на семинаре “Все об отчетности за 2019 г. и I квартал 2020 г. Изменения в расчете налога на прибыль, НДС, в Трудовом кодексе, НДФЛ и взносах. Новое ПБУ 18/02”

Права на данную публикацию принадлежат ООО «Академия успешного бизнеса»

Читайте также

12.05.2022
Налоговую нагрузку меньше среднеотраслевой ИФНС признает низкой и выйдет . Для самопроверки можно использовать калькулятор на сайте ФНС или Критерии отбора в план выездных проверок, для которых средние показатели на каждый год ФНС утверждает в приложении к приказу от 30.05.2007 № ММ-3-06/333 и публикует на сайте. Если для вида деятельности не утвердили налоговую нагрузку, берите среднюю по России.
Читать далее
18.04.2022
С 5 марта действуют новые правила проверки применения ККТ. Все они проводятся в режиме внеплановой проверки, о которой контролируемое лицо предварительно не уведомляется.

Штрафы по видам правонарушений

За неприменение ККТ штраф по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ составляет от ¼ до ½ суммы расчета (т.е. суммы невыданного чека), но не менее 10 000 руб. для должностных лиц и ИП; на организации – от ¾ до одного размера суммы расчета, но не менее 30 000 руб. Для НКО и субъектов МСП такой штраф может быть заменен предупреждением, если правонарушение совершено впервые и предприняты незамедлительные меры по его устранению (например, чек коррекции направлен в ФНС, в трехдневный срок добровольно подано заявление о нарушении и т.д.). В случае повторного неприменения ККТ может наступить дисквалификация должностных лиц на 1-2 года, для ИП и организаций – приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Если ККТ применяется, но аппарат не соответствует установленным требованиям, либо имеются нарушения порядка регистрации и применения, то должностные лица и ИП рискуют заплатить штраф в 1 500 – 3 000 руб., штраф на организации составляет 5 000 – 10 000 руб. Так, например, если в реквизите чека «кассир» указан директор, а выдал чек другой сотрудник – это нарушение правил ККТ (Письмо ФНС России № АБ-4-20/11905@от 24.08.2021). Однако по этому виду правонарушения предусмотрено также и предупреждение (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ). А вот за отсутствие в печатных (не электронных) чеках реквизитов «№ смены», «№ чека за смену» и «Адрес сайта ФНС» данный вид ответственности вообще не применяется (Письмо ФНС России № АБ-4-20/4418@ от 02.04.2021).
За непредставление информации в личном кабинете ККТ в установленный срок (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ) предусмотрена такая же ответственность: предупреждение или штраф в 1 500 – 3 000 руб. для должностных лиц и ИП и 5 000 – 10 000 руб. для организаций. При этом важно помнить, что для ответа на запрос ФНС по ККТ предусмотрен срок всего в три рабочих дня (п. 15 Приложения к Приказу ФНС России АБ-4-20/4418@ от 19.07.2021).
Невыдача чека или БСО либо ненаправление этих документов в электронной форме покупателю по его требованию (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ) может повлечь предупреждение или штраф в размерах: 2 000 руб. на должностных лиц и ИП; 10 000 руб. – на организацию. Составление чека коррекции до вынесения постановления полностью избавляет от административной ответственности (примечание к ст. 14.5 КоАП РФ).

Дефицит чековой ленты не освобождает от выдачи чека

ФНС действительно разрешила не выдавать бумажный чек при отсутствии на рынке чековой ленты (Письмо ФНС России № АБ-4-20/3784от 30.03.2022). И пока имеются проблемы с поставками ленты для ККТ, штрафовать за отсутствие бумажных чеков не будут. Но остается обязанность проводить расчеты с физ.лицами через онлайн-кассу (п. 2 ст. 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ от 22.05.2003).
Поэтому налоговики рекомендуют в целях сокращения расходов на чековую ленту, направлять электронные чеки с согласия покупателя на его номер телефона или e-mail, если у продавца есть такая техническая возможность. Также можно использовать вместо бумажного чека сервис "Мои чеки онлайн", в котором покупатель также получает свои чеки, если в них указали его номер телефона или e-mail.
Также полезно подготовить доказательства отсутствия вины контролируемого лица: заключенный договор на поставку кассовой ленты, заявки, акты о невыполнении заявок, письма от поставщика и т.д. Важным может стать и факт согласия покупателя на получение электронного чека: по требованиям закона № 54-ФЗ он должен это выразить до момента расчета. Получается, что продавец должен перед каждым расчетом предлагать электронный чек и каждый раз спрашивать у него данные для отправки. Также можно получить единое согласие покупателя на формирование всех кассовых чеков в будущем только в электронном виде, но для этого нужен способ идентификации конкретного покупателя, что возможно при оформлении карты покупателя, регистрации в маркетинговых программах, оформлении предварительного заказа или бронирования товара.

Контрольная закупка

Может принимать форму осмотра (по месту установки и регистрации) и эксперимента (непосредственно покупка). Данное мероприятие требуется проводить в присутствии двух свидетелей или двух инспекторов, а также допускается применение аудио- и видеозаписи. Для целей обеспечения законности и правопорядка получение согласия граждан на видеосъемку не требуется (ст. 152.1 ГК РФ).
После выдачи чека проверяющие обязаны предъявить поручение на проверку (срок предъявления – не позднее двух рабочих дней с даты издания поручения) и служебные удостоверения. В отсутствие руководителя поручение будет направлено ему почтой, а пока у кассира попросят подпись об ознакомлении.
Эксперимент может проводиться дистанционно – при покупках на онлайн-площадках например.

Документарная проверка

Инспекторы запрашивают письменные объяснения, истребуют документы, проводят экспертизы. Обмен информацией может проводиться удаленно – через кабинет ККТ.
Срок осуществления документарной проверки – не более 10 рабочих дней. Однако в него не входят дни с даты истребования документов (пояснений) до момента их направления в инспекцию, а также дни ожидания ответа на запрос пояснений (уточнений) – с момента запроса до даты представления.
Наблюдение
Проводится сбор и анализ любой информации, полученной от покупателей (например, ящики для чеков в инспекциях), из различных открытых источников, от самих контролируемых организаций и ИП. При выявлении нарушений по итогам наблюдения инспекция может выдать предписание об устранении нарушения, объявить предостережение, назначить документальную или выездную проверку.
Выездное обследование
На общедоступных местах и производственных объектах, которые открыты для посещения неограниченным кругом лиц, обследование может выражаться в проведении осмотра и опроса. Фиксация результатов этого контрольного мероприятия требует ведения фотосъемки, аудио- и видеозаписи. При этом должны быть зафиксированы данные о месте проведения съемки, дата и время ее проведения.
При обнаружении признаков нарушений порядка применения ККТ, инспекторы вправе провести контрольную закупку.
Изменения в подходе и правилах проверки ККТ
По новым правилам кассы проверяются как по месту их установки, так и по месту нахождения налогоплательщика, даже если это – жилое помещение. При этом доступ инспектора осуществляется при предъявлении им постановления на проведение проверки и служебного удостоверения. Доступ в жилые помещения помимо или против воли проживающих в них лиц допускается только по требованию федеральным законов или по решению суда (ст. 25 Конституции РФ, п. 5 ст. 91 НК РФ).
Налоговым инспекторам помимо контрольных мероприятий необходимо также проводить профилактические мероприятия. Нового здесь сравнительно немного: информирование как было ранее, так и теперь будет – в основном через сайт ФНС, в СМИ и рассылка в личном кабинете. Обобщение практики также продолжится, но теперь назначен срок ежегодного доклада – не позднее 1 марта, с публикацией на сайте в течение 3 рабочих дней. Консультирование осуществляется на личном приеме, по телефону, а также может проводиться в процессе контрольного мероприятия. При этом письменные консультации не предоставляются.
По информации о готовящихся правонарушениях (возможно, при приближении даты окончания действия регистрации кассы и фискального накопителя) владелец ККТ может получить предостережение – так называется новый документ, предписывающий принять меры по обеспечению соблюдения обязательных требований. Контролируемое лицо вправе подать в инспекцию возражение в течение 15 календарных дней со дня получения предостережения.
Наконец, самый экзотичный вид нового мероприятия – профилактический визит. Может проводиться в форме беседы (придут или вызовут), а также дистанционно: посредством видео-конференц-связи. Об этом мероприятии необходимо предварительно уведомлять контролируемое лицо не позднее чем за 5 рабочих дней. Профилактический визит проводится в рабочее время, его длительность не может превышать 8 часов. Частота проведения – раз в 3 года, можно даже сразу после регистрации кассы. Налогоплательщик вправе отказаться от него, уведомив об этом не позднее чем за 3 рабочих дня до даты проведения.

Подробнее о новых правилах работы с ККТ вы узнаете на семинаре «ОНЛАЙН-КАССЫ (ККТ) И ОПЕРАТИВНЫЙ КОНТРОЛЬ В 2022 Г. НОВЫЙ ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ».
Регистрируйтесь по тел. 8 (495) 748-03-16 или напишите нам сообщение на info@sba-consult.ru.

Э.С. МИТЮКОВА, генеральный директор ООО «Академия успешного бизнеса»
Читать далее
31.01.2022
С июля 2022 года ожидается запуск пилотного проекта нового налогового режима для микробизнеса. Применять его пока можно будет только в четырех субъектах
Читать далее

Наши самые популярные услуги: